Po niezwykle trudnych czasach dla branży spowodowanych przez  pandemię COVID-19 segment podróży służbowych w Europie przechodzi przemianę. Raport Cvent Travel Manager na rok 2023 dotyczący Europy, przeprowadzony we współpracy z firmą Censuswide, zagłębia się w zmieniające się priorytety, obawy i strategie menedżerów podróży korporacyjnych w miarę jak radzą sobie z ciągle ewoluującym obszarem podróży służbowych. Raport rzuca światło na nową normę, gdzie kwestie kosztów, taktyki negocjacyjne i względy dotyczące zrównoważonego rozwoju stają się niezwykle istotne. CVENT zlecił niezależej firmie badawczej Censuswide przeprowadzenie badania wśród 604 decydentów podróży służbowych w Wielkiej Brytanii, Francji, Niemczech, Hiszpanii, Włoszech i Holandii. Badanie prowadzono od 12 kwietnia do 26 kwietnia 2023 r.

RAPORT MOŻNA POBRAĆ TUTAJ

Kluczowe wnioski z raportu

• Czynniki mające wpływ na decyzje dotyczące rezerwacji: Oprócz kosztów, istotny wpływ na decyzje menedżerów ds. podróży mają czynniki takie jak bliskość siedziby firmy (37%), elastyczność warunków (35%), łatwość dostępu i znajomość miejsca (oba po 26%).
• Technologia i szybka odpowiedź: Osoby podejmujące decyzje dotyczące podróży traktują priorytetowo hotele, które wykazują efektywne wykorzystanie technologii podczas procesu zapytania ofertowego. Wykorzystanie narzędzi technologicznych do usprawnienia komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym pomaga zespołom podejmować optymalne decyzje.
• Rosnący wpływ zrównoważonego rozwoju: Dwadzieścia sześć procent menedżerów ds. podróży służbowych przewiduje większy nacisk na zrównoważony rozwój, wpływający na ich priorytety w ciągu najbliższych dwóch lat. Prawie jedna trzecia (29%) respondentów aktywnie poszukuje treści związanych z inicjatywami na rzecz zrównoważonego rozwoju podczas procesu pozyskiwania hoteli i obiektów na wydarzenia.
• Zmiany spowodowane technologią: od 2019 r. 33% respondentów zwiększyło swoje poleganie na technologii w pooszukiwaniu odpowiednich hoteli. Zarówno hotele jak i obiekty konferencyjne powinny być również prezentowane na dedykowanych platformach dla profesjonalistów. Dział marketingu powinien dbać o wzbogacanie profili online o kompleksowe informacje, aby  zmaksymalizować liczbę zapytań potencjalnych klientów.

Znaczenie raportu CVENT Travel Managers 2023 dla polskiej branży MICE

Spostrzeżenia płynące z raportu CVENT Travel Managers mają istotne implikacje dla polskiego rynku, zwłaszcza w obszarach organizacji wydarzeń, podróży motywacyjnych i podróży biznesowych.

Organizacja wydarzeń w Polsce: Dopasowanie się do nowej normy

Dla organizatorów wydarzeń w Polsce zmieniające się oczekiwania planerów podróży służbowych oznacza potrzebę adaptacji i kreatywności. Wzmożony nacisk na kwestie kosztów i integracja podróży służbowych z spotkaniami i wydarzeniami dobrze współgra z podejściem do tworzenia wielofunkcyjnych spotkań. Z uwzględnieniem faktu, że 40% menedżerów podróży podkreśla połączenie podróży i wydarzeń, ten trend może znaleźć odzwierciedlenie w Polsce. Ta zmiana może prowadzić do stworzenia wydarzeń hybrydowych, które sprawnie łączą uczestnictwo osobiste z udziałem wirtualnym, umożliwiając zarówno krajowym, jak i międzynarodowym uczestnikom zaangażowanie. Ponadto, wdrażanie inicjatyw zrównoważonego rozwoju i udoskonalenia technologiczne, jakie zostały podkreślone w raporcie, mogą nie tylko odpowiadać preferencjom menedżerów podróży, ale także wpisywać się w globalne wezwanie do bardziej odpowiedzialnych praktyk.

Podróże motywacyjne: Dostosowanie do wymagań kosztowych

W miarę jak firmy w Polsce starają się zarządzać rosnącymi kosztami, jednocześnie utrzymując dogodne warunki płacowe dla pracowników, wyniki raportu oferują cenne spostrzeżenia. Skupienie na dostępności cenowej wymaga przemyślenia doświadczeń podróży motywacyjnych. Tworzenie doświadczeń zgodnych z kreatywnymi strategiami budżetowymi, takimi jak łączenie podróży służbowych z podróżami motywacyjnymi, może stworzyć rozwiązanie, które jest korzystne dla obu stron. To podejście może zapewnić, że pracownicy są nagradzani, jednocześnie przyczyniając się do celów finansowych firmy. Ponadto, w kontekście rosnącego znaczenia zrównoważonego rozwoju, włączenie elementów przyjaznych dla środowiska do podróży motywacyjnych może współgrać z optyką menedżerów podróży, którzy widzą zrównoważony rozwój jako kluczowy czynnik w podejmowaniu decyzji. Polska stwarza wiele okazji do zaprojektowania unikalnych, zrównoważonych doświadczeń z podróżami motywacyjnymi, które oddają istotę kraju, jednocześnie przestrzegając ograniczeń budżetowych. Negocjowanie niższych stawek za pokoje hotelowe, nawet jeśli oznacza pewne ustępstwa w wygodzie, może dobrze oddać rosnącą renomę Polski jako poszukiwanego celu podróży służbowych.

Integracja technologii i praktyk zrównoważnego rozwoju: Szansa dla Polski

Raport podkreśla rolę technologii w wpływaniu na decyzje dotyczące podróży oraz rosnące skupienie na zrównoważonym rozwoju. Polska branża hotelarska i podmioty przemysłu spotkań maja okazję dostosować się do tych trendów. Integracja technologii w zarządzaniu wydarzeniami, rezerwacjach zakwaterowania i planowaniu podróży może usprawnić procesy, poprawić doświadczenia gości i rezonować z menedżerami podróży zorientowanymi na technologię. Jednocześnie, zaangażowanie Polski w zrównoważony rozwój można pokazać poprzez ekologiczne praktyki w hotelach, miejscach spotkań i planowaniu wydarzeń. Podkreślanie inicjatyw zrównoważonego rozwoju i oferowanie bardziej ekologicznych opcji może pozycjonować Polskę jako świadomego gospodarza wydarzeń, podróży motywacyjnych i podróży biznesowych, co jest zgodne z wartościami menedżerów podróży o świadomej konsumpcji.

Podsumowując, spostrzeżenia z europejskiej edycji raportu Cvent Travel Manager rozbrzmiewają w całym krajobrazie podróży służbowych Polski. Organizatorzy wydarzeń, projektanci podróży motywacyjnych i ułatwiający podróże biznesowe mają okazję dostosować swoje oferty, aby sprostać ewoluującym preferencjom menedżerów podróży. Poprzez łączenie dostępności cenowej, kreatywności, technologii i zrównoważonego rozwoju, Polska może pozycjonować się jako dynamiczny i odpowiedzialny cel podróży służbowych w zmieniających się czasach.

Źródło: CVENT Travel Manager Report - European edition 2023, oprac. własne.