Narodowy Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań to wspólna inicjatywa Polskiej Organizacji Turystycznej oraz Polskich Linii Lotniczych LOT, skierowana do najbardziej aktywnych Ambasadorów Kongresów oraz przedstawicieli miast i regionów. Bilety lotnicze, o które mogą wnioskować, umożliwią im dotarcie z kongresową ofertą Polski do decydentów, tj. właścicieli międzynarodowych wydarzeń.

Do Narodowego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań mogą być zgłaszane wydarzenia w fazie próby ich pozyskiwania tzw. bidding stage, kiedy Polska jest jednym z rozważanych kandydatów na organizację wydarzenia (prezentacja oferty Polski za granicą) oraz na okoliczność przeprowadzenia wizytacji potencjalnego miasta – gospodarza, organizowanej dla zagranicznego Organizatora w celu potwierdzenia złożonej oferty (tzw. site inspection).

Wydarzenia już przyznane Polsce otrzymają informację o możliwości skorzystania z innych programów PLL LOT dedykowanych sektorowi MICE min. program LOT Meetings i LOT Conventions.

Prawo aplikowania do Narodowego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań mają:

- Ambasadorowie Kongresów Polskich,

- Kapituła Programu Ambasadorów Kongresów Polskich,

- Polska Organizacja Turystyczna,

- Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce,

- Przedstawiciele Lokalnych Klubów Ambasadorów Kongresów,

- miejskie i regionalne Convention Bureaux,

- organizatorzy Kongresów rekomendowani w programie Poland Convention Bureau POT,

- pozostali organizatorzy wydarzeń biznesowych, wspierani w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie wymaga rekomendacji lokalnego Convention Bureau.

- obiekty kongresowe, wspierane w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie ze strony obiektu wymaga rekomendacji lokalnego Convention Bureau.

W tym miejscu zachęcamy również do zapoznania się z informacjami na temat samego Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, którego laureaci mogą aplikować do Narodowego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań. Szczegółowe informacje dostępne są w broszurze poświęconej Programowi.

Wydarzenia zgłoszone do Programu muszę spełniać poniższe kryteria:

- wydarzenia o charakterze międzynarodowym, z udziałem min. 100 zagranicznych uczestników,

- wydarzenia o charakterze cyklicznym, których historia sięga minimum 2 edycji,

- wydarzenia w formułach: konferencje, kongresy, targi, warsztaty, spotkania z elementami incentive travel i inne wydarzenia biznesowe,

- planowana data wydarzenia nie może być późniejsza niż 4 lata od złożenia aplikacji do Narodowego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań, a data aplikacji nie może być późniejsza niż 6 miesięcy do Wydarzenia.

Zgłoszenie do Programu następuje drogą elektroniczną na adres: convention@lot.pl. W odpowiedzi na zgłoszenie Wnioskujący otrzyma formularz, który należy wypełnić online.

 

Formularz zawiera poniższe dane:

- Nazwa wydarzenia

- Planowane daty wydarzenia

- Data ogłoszenia decyzji o wyborze miasta

- Właściciel wydarzenia (Event owner)

- Organizator (PCO, wewnętrzna jednostka – event department)

- Link do poprzednich edycji eventu

- Krótki opis charakteru spotkania

- Główni Partnerzy, Sponsorzy, Patroni ostatniej edycji

- Liczba uczestników poprzednich edycji spotkania, potwierdzona przez Organizatora

- Szacowana liczba uczestników tej edycji

- Pozostałe miasta na short-liście

- Rozważane obiekty konferencyjne w Polsce

- Wskazanie min. krajów, z których podróżować będą delegaci

- Osoba rekomendowana do przyznania biletu (firma, dane personalne, stanowisko)

- Proponowany okres podróży i trasa

- Wskazanie jednostki rekomendującej (POT, PCO, CB, dane osobowe)

- Krótkie uzasadnienie aplikacji i szans na pozyskanie wydarzenia dla Polski

Zapotrzebowanie Wnioskującego na bilet lotniczy może dotyczyć wyłącznie połączeń własnych PLL LOT i powinno być złożone minimum na 1 miesiąc przed planowaną datą rozpoczęcia podróży.

Uczestnictwo w Narodowym Programie Wsparcia dla Przemysłu Spotkań zobowiązuje Wnioskującego (Organizatora) do aktywnego promowania Polski za granicą jako miejsca organizowania kongresów i konferencji oraz w przypadku pozytywnej decyzji o ulokowaniu wydarzenia w Polsce, Organizator deklaruje, że PLL LOT będzie rekomendowanym przewoźnikiem.

Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań zostaje wprowadzony pilotażowo i będzie trwał do dnia 31 grudnia 2020. Wszystkie bilety lotnicze wystawione w ramach Programu powinny zostać zrealizowane do dnia zakończenia Programu tj. do dnia 31 grudnia 2020.