Ze względu na rozwijającą się pandemię koronawirusa wprowadzono rozporządzenia zapobiegające możliwości rozprzestrzenianiu się choroby. W skutek tego, duża liczba organizatorów informuje o planach zrealizowania swoich spotkań i wydarzeń w późniejszych terminach. Cześć wydarzeń podlega przeorganizowaniu i odbędzie się w innej formie, przy wykorzystaniu narzędzi on-line.

Dobry przykładem na adaptację do zaistniałej sytuacji są spotkania przygotowane przez Polskie Towarzystwo Diabetologiczne, które zmieniło formułę swoich konferencji z tradycyjnej na VirtualMeeting.

Organizator cyklu webinariów "Zalecenia kliniczne Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego 2020 — jak optymalnie leczyć cukrzycę i jej powikłania?" informuje, iż „proponowana formuła konferencji obejmuje różnorodne, wspierane technologicznie rozwiązania, pozwalające nie tylko na bierne uczestnictwo w wykładzie lub sesji, ale na aktywną partycypację w dyskusji. Konferencje typu VirtualMeeting pozwalają na dostosowanie ich do zindywidualizowanych potrzeb uczestników i charakteru spotkania. Uczestnik może wybrać możliwość uczestniczenia w całej konferencji w czasie rzeczywistym z możliwością włączenia się w jej przebieg poprzez czat moderowany. Uczestnik może zadecydować o uczestnictwie na przykład tylko w wybranych sesjach lub wykładach. Dla wygody uczestników wszystkie transmitowane w czasie rzeczywistym sesje live będą udostępniane w formie zapisu offline na multimedialnej platformie wiedzy medycznej TVmed.pl. Dodatkowo wszyscy uczestnicy webinaru otrzymają dostęp do przygotowanych materiałów pokonferencyjnych z możliwością ich pobrania i druku.

Poza wymienionymi powyżej funkcjonalnościami, zastosowane w wydarzeniach typu VirtualMeeting rozwiązania technologiczne pozwalają na realizację konferencji w nowej, bardziej dynamicznej niż tradycyjna formule — poprzez znaczne skrócenie prezentacji i zwiększenie liczby prelegentów uczestniczących w konferencji z różnych lokalizacji.”

G2A Arena Centrum Wystawienniczo Kongresowe Województwa Podkarpackiego w Jasionce (k/Rzeszowa), nie mogąc zaprosić uczestników do odwiedzenia obiektu, od 8 kwietnia br. wraz z partnerami sektora medycznego rozpoczyna cykl konferencji online „Choroby Cywilizacyjne XXI wieku”. Organizatorzy uruchomili specjalny link pod którym, można zgłosić swój udział i otrzymać unikatowe materiały z konferencji. Zachęcają również do przygotowania swoich pytań, które będzie można zadać ekspertom podczas transmisji.

Sytuacje w poszczególnych miastach i regionach monitorowane są na bieżąco przez miejskie i regionalne convention bureaux. Convention Bureaux , przy wsparciu Poland Convention Bureau POT, wdrażają nowe rozwiązania, które mają pomóc w utrzymaniu zainteresowania destynacją wśród międzynarodowych i polskich meeting plannerów oraz pracują wspólnie z organizatorami i obiektami nad podtrzymaniem i pozyskiwaniem nowych wydarzeń do swoich miast. Warsaw Convention Bureau przygotowało zestawienie dot. pozyskanych wydarzeń do roku 2026, a w nim status wydarzeń potwierdzonych w najbliższym czasie (patrz załącznik), Gdańsk Convention Bureau informuje, że zaplanowany na październik br. Women in Travel Summit Europe, odbędzie się w Gdańsku we wrześniu 2021, natomiast Convention Bureau - Wrocław na swojej stronie online prezentuje obszerny materiał na temat stanu wydarzeń w mieście.

Zachęcamy do aktywności online i śledzenia na bieżąco informacji. Odsyłamy do zebranych poniżej informacji z kraju, które będziemy na bieżąco aktualizować:
Gdańsk: Amber Expo
Katowice: Międzynarodowe Centrum Kongresowe
Kraków: ICE Kraków, Tauron Arena Kraków, Expo Kraków
Lublin: Tragi Lublin S.A.
Łódź: Expo Łódź
Mazury: Expo Mazury w Ostródzie
Poznań: MTP Grupa
Warszawa: Stadion Narodowy, Global Expo
Wrocław: Convention Bureau-Wrocław