Autorem raportu jest Rob Davidson, dyrektor zarządzający w firmie doradczo-szkoleniowej MICE Knowledge, który podkreśla, że mimo wszystko, zdecydowana większość, bo aż 75 proc. pytanych convention bureaux, optymistycznie lub nawet bardzo optymistycznie patrzy w przyszłość: - „Biura convention w Europie cały czas ciężko pracują, aby wspierać swoje destynacje. Wprowadzają innowacje i dostosowują się do panujących realiów, w tym ogromnych wyzwań, przed którymi obecnie stanęły. To dowód na to, że kiedy w końcu nadejdzie ożywienie, będą gotowe do odegrania swojej ogromnej roli, jaką mają w pozyskaniu nowych wydarzeń i przywróceniu branży MICE do życia”.

Z raportu wynika, że 1/4 biur convention została zmuszona przez pandemię do zredukowania liczby pracowników, 1/3 doświadczyła natomiast cięć finansowych ze strony sektora publicznego. Znacznie więcej, bo aż 3/4 ankietowanych przyznało, że w związku z gorszą sytuacją finansową, szukało oszczędności, do czego w dużej mierze przyczyniła się wysokość (często ograniczana) wsparcia płynącego ze strony partnerów i członków.  

Wiele biur zajmujących się marketingiem miejsc zawiesiło przynajmniej jedną (najczęściej więcej) aktywność marketingową. Szczególnie ucierpiały dodatkowe zachęty, przyznawane organizatorom spotkań w ramach tzw. procesów biddowania czy tradycyjne reklamy. Spora część komunikacji przeszła do świata online. Dotyczy to zarówno aktywności stricte reklamowej, ale także działań promocyjnych takich jak m.in. wirtualne fam tripy czy site inspection miejscowych venues, a także prowadzone w przestrzeni online ceremonie wręczenia nagród, gale honorujące lokalnych ambasadorów czy wreszcie udział w wirtualnych targach i spotkaniach branżowych.

Czas pandemii convention bureaux wykorzystały na polepszanie swojej oferty, również od strony wizualnej. Poskutkowało to powstaniem nowych stron internetowych czy efektywniejszym wykorzystaniem zaniedbywanych niekiedy social mediów. Nie bez znaczenia jest też intensyfikowana działalność edukacyjna i szkoleniowa – zarówno kierowana do personelu, jak i członków.

W kwestii przyszłości branży MICE, większość przedstawicieli convention bureaux uważa, że rozwiązania cyfrowe, w tym wirtualne i hybrydowe eventy zostaną z nami już na zawsze. Większy nacisk zostanie położony również na rynki lokalne i krajowe, zrównoważony rozwój, podejście wellbeing i legacy oraz oczywiście na kwestie bezpieczeństwa. Spotkania, przynajmniej przez jakiś czas, mają szansę być poza tym krótsze i skierowane do mniejszej liczby uczestników.

Raport „The Impacts of the Pandemic on Convention Bureaus in Europe” dostępny jest online.

Obecnie w Polsce, równolegle z Poland Convention Bureau, działa 10 miejskich i regionalnych convention bureaux.

Źródło: MICE Knowledge, Think MICE