Northstar Meeting Group, amerykański portal  i firma konsultingowa w branży spotkań, zbadała wpływ Covid-19 na decyzje planistów spotkań i wydarzeń dotyczące wyboru lokalizacji na 2021 rok i kolejne lata. W obliczu przygotowań do jubileuszowej 10. edycji targów IMEX America warto wiedzieć, na co zwracają  uwagę amerykańscy planiści.

Badanie zostało przeprowadzone online w dniach 3-18 marca 2021 roku i objęło 603 profesjonalistów zajmujących się planowaniem spotkań korporacyjnych, stowarzyszeniowych, motywacyjnych z Ameryki Północnej. W połowie kwietnia ukazał się raport Frist Look Reserch: Site-Selecton Priorites 2021 and Beyond, którego pierwsza edycja szczegółowo opisuje, w jaki sposób globalna pandemia i inne znaczące wyzwania w 2020 roku wpłynęły na decyzje amerykańskich planistów dotyczące organizacji przyszłych spotkań.

Aż 81 procent planistów biorących udział w badaniu potwierdziło, że ich podejście zmieniło się w wyniku pandemii Covid-19, ale najważniejszy czynnik decydujący o wyborze miejsca ma z nią niewiele wspólnego. Nadal pozostaje nim renoma – dobry wizerunek miejsca docelowego. Wizerunku i zaufania do miejsca nie zbuduje się jedną akcją promocyjną, to świadomie zaplanowane i kompleksowe wieloletnie działanie oraz praca środowiska politycznego, biznesowego i naukowego danej destynacji. Dlatego też promocja destynacji to jedno z kluczowych zadań biur marketingu miejsc (convention bureaux).

Drugie miejsce wśród priorytetów zajmuje przystępność cenowa. Po roku trudności gospodarczych wiele organizacji walczy o odzyskanie rentowności i wnikliwie analizuje wydanie każdego dolara.

Pogoda i dobra infrastruktura techniczna do organizacji wydarzeń hybrydowych stawiana jest minimalnie wyżej niż kapitał intelektualny miejsca docelowego oraz lokalny potencjał uczestników.

Nie bez znaczenia dla organizatorów pozostają również wyzwania społeczno-polityczne, w tym protesty przeciwko nierówności rasowej i zamieszki w Waszyngtonie. 37 proc. organizatorów bierze pod uwagę czynniki związane z niedawnymi niepokojami społecznymi. Większość unika miast o wysokim wskaźniku przestępczości, a także miejsc niedawnych zamieszek. Jeden na dziesięciu twierdzi, że nie spotka się w stolicach stanów. Na ich decyzje zakupowe mają wpływ również przekonania polityczne – 36 proc. planistów będzie uniknąć miast postrzeganych jako skrajnie prawicowe , z kolei druga grupa będzie stronić od miast, które są skrajnie lewicowe (33 proc.). Kilku respondentów podkreśliło znaczenie inkluzywności, potwierdzając, że szukając miejsca docelowego kierują się ideą DEI - Diversity, Equity & Inclusion (różnorodność, równość i integracja).

Aż 94 proc. planistów deklaruje, iż przy wyborze miejsc docelowych na przyszłe wydarzenia bierze pod uwagę stanowe i lokalne wytyczne związane z sytuacją pandemiczną. Większość respondentów zamiast liberalnej polityki bezpieczeństwa woli miejsca, w których obowiązują surowe zasady bezpieczeństwa zdrowotnego, takie jak nakaz noszenia masek i limit zgromadzeń.

Znaczna część planistów zwraca uwagę na protokoły bezpieczeństwa w hotelach oraz certyfikat GBAC Star przyznawany przez Global Biorisk Advisory Council. Niewielu respondentów zakłada, że hotele lub centra konferencyjne w swojej ofercie będą posiadać testy na Covid-19. To raczej od uczestnika wydarzenia wymagany będzie dowód na zaszczepienie lub okazanie negatywnego wyniku testu wykonanego przed przybyciem na wydarzenie. Wraz z postępem szczepień planiści spodziewają się, że testy będą w ogóle niepotrzebne, gdyż coraz więcej uczestników będzie w pełni zaszczepionych, a zagrożenie wirusem ustąpi.
 

Duże znaczenie będą miały wizyty inspekcyjne. Amerykańscy organizatorzy koncentrują swoją uwagę nie tylko na funkcjonalność i dostosowanie obiektu do nowych warunków sanitarnych, ale sprawdzają też statystyki przestępczości, bezpieczeństwo sąsiedztwa, obecność policji itp. Są tacy, którzy doceniają opcję wirtualnego zwiedzania, postrzegając je jako bezpieczne, oszczędzające czas i pieniądze oraz dające możliwość szybkiego otrzymania gotowej oferty w postaci filmów i zdjęć.

Ważnym kryterium wyboru będą nawiązane wcześniej osobiste kontakty. Planiści spotkań i wydarzeń wolą pracować z ludźmi, których znają i w miejscach, które wcześniej widzieli i lubią.

Z punktu widzenia reprezentantów miast kongresowych czy polskich firm DMC kluczowe jest zatem pootrzymywanie kontaktu z zagranicznymi organizatorami oraz nieustawanie w działaniach mających na celu pobudzenie i odbudowę popytu na spotkania i wydarzenia w Polsce.

Źródło: www.northstarmeetingsgroup.com
Opracowała: Aneta Książek