Całość rozpoczęła kolacja, po której odbyła się debata „Spotkanie na szczycie – widok na branżę MICE”, moderowana przez Michała Kalarusa, redaktora naczelnego THINK MICE. Wzięli w niej udział przedstawiciele wszystkich działających w Polsce stowarzyszeń przemysłu spotkań: Dagmara Chmielewska (Stowarzyszenie Branży Eventowej – SBE), Monika Dymacz (MPI Poland Chapter), Paula Fanderowska (Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce – SKKP), Łukasz Klimczak (Klub Agencji Eventowych SAR – KAE SAR), Grażyna Łukaszyk (Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel – SOIT) oraz Anastazja Szerkus (SITE Poland).

Zidentyfikowali oni i omówili najważniejsze wyzwania, ale i szanse dotykające sektora MICE. W ten sposób udało się przekazać niezbędną wiedzę, pomysły i inspiracje, które mogą pomóc w efektywnym funkcjonowaniu w tzw. nowej normalności. Zakończeniem była część koktajlowa – w Ether na dachu NYX Hotel Warsaw oraz w Clash Bar & Restaurant. Najważniejszy wniosek z debaty można streścić w jednym zdaniu: „chociaż wyzwań i problemów w dalszym ciągu nie brakuje, to pojawiają się także nowe możliwości i szanse, które trzeba wykorzystać”. Mimo wojny w Ukrainie, trudnej sytuacji gospodarczej, powszechnej drożyzny i zagrożeń związanych z rynkiem energii – jak zgodnie podkreślali przedstawicie stowarzyszeń branżowych – w tej chwili kondycja praktycznie całego sektora jest niezła. Z czego trzeba możliwie szybko korzystać.

– Gdybyśmy mieli oceniać to, co dzieje się w przemyśle spotkań tylko z perspektywy „tu i teraz”, to naprawdę jest dobrze. Wydarzeń organizuje się dużo, frekwencja utrzymuje się na wysokim poziomie – przyznała Dagmara Chmielewska, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej (SBE). Sporo pracy mają zresztą nie tylko organizatorzy eventów, ale też wyjazdów incentive oraz konferencji i kongresów.

– Zapowiada się aktywna jesień. Na przykładzie Centrum Kongresowego ICE Kraków mogę powiedzieć, że na tę chwilę udało nam się utrzymać zaplanowane i zakontraktowane wcześniej realizacje. Mówię o jedenastu kongresach krajowych i siedmiu międzynarodowych, w tym 61. kongresie ICCA, który przez pewien czas, ze względu na wojnę w Ukrainie, stał pod znakiem zapytania. Do tego dochodzi jeszcze szereg imprez kulturalnych, społecznych i biznesowych. To wszystko pozytywny efekt wysiłków branży, pozwalających na dostosowanie się do nowej rzeczywistości – powiedziała Paula Fanderowska, prezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP).

Chociaż jesień w sektorze spotkań zapowiada się nie najgorzej, doświadczenia ostatnich lat oraz trudna sytuacja gospodarcza i polityczna sprawiają, że branża daleka jest jednak od przesadnego optymizmu. – Boimy się tego, co może wydarzyć się za chwilę. Korzystamy z dobrej koniunktury, równocześnie przygotowując się finansowo na kolejne miesiące, które być może znowu przyniosą recesję. Analizujemy różne scenariusze, zarówno te lepsze, jak i gorsze – mówiła Dagmara Chmielewska.  

Tanio już było
Niestety – tak jak praktycznie wszystko w otaczającej nas rzeczywistości – także i realizacje MICE są coraz droższe. W tym roku, w zależności od różnych źródeł, od 25 do nawet 75 proc. w porównaniu z rokiem 2019. To spore różnice, wymagające lokowania wyższych budżetów. A na te, jak pokazuje doświadczenie, klienci nie zawsze mają ochotę.

– Największe koszty to z reguły koszty osobowe oraz te generowane przez transport i catering. Rosną też koszty hotelowe. Dlatego ich waloryzacja jest tak istotna. W tym celu podejmujemy rozmowy z działami zakupów klientów korporacyjnych. Reakcje są różne. Niektórzy rozumieją sytuację, ale nie wszyscy – zauważył Łukasz Klimczak, członek zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR (KAE SAR).

W przypadku wyjazdów incentive czynnikiem wpływającym na dodatkowe zwiększenie i tak wysokich kosztów jest też słaby złoty.

– Wystarczy spojrzeć na drożejące ceny biletów lotniczych, m.in. do cieszącej się popularnością Azji. Przykładowo, wyjazd na Bali, który byliśmy w stanie zrealizować za ok. 8 tys. zł na osobę, teraz kosztuje już min. 12 tys. zł. To ogromna różnica, a szukanie oszczędności nie jest łatwe. Szczególnie, że nie przynosi dobrych skutków, gdy odbywa się kosztem skracania czasu wyjazdu czy przygotowania mniej atrakcyjnego programu na miejscu. Incentive to przecież przekazywanie emocji, nasi goście mają wrócić szczęśliwi, zmotywowani, pragnąć kolejnej podróży – mówiła Anastazja Szerkus, wiceprezes zarządu SITE Poland. Rzeczywiście coraz częściej bywa tak, że wybrany kierunek staje się po prostu nierealny do zrealizowania w zaplanowanym wcześniej budżecie. Problemów związanych z przelotami jest jednak więcej.

– Ostatnio bardzo często borykamy się ze zmianami godzin czy wręcz odwołaniem rejsów, zdarzają się nawet zmiany lotniska, gubione są bagaże. To wszystko zauważalnie wpływa na jakość naszej pracy i jakość realizacji. Znajdujemy rozwiązania, ale jest to związane z dużym stresem i masą dodatkowych obowiązków – przyznała Grażyna Łukaszyk ze Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel (SOIT).

Nadchodzą gigersi
Tematem, który spędza sen z powiek przedstawicielom sektora MICE jest też niedobór pracowników.

– Podczas pandemii wiele osób odeszło z naszej branży, gdyż na tamten moment nie widziało w niej szans na zarobek. Niektórzy traktowali to jako rozwiązanie tymczasowe, ale w wielu przypadkach zdążyli się już przebranżowić i zapuścić korzenie w nowych miejscach. Do tej pory nie wrócili, przez co borykamy się z brakami kadrowymi – przyznała Monika Dymacz, prezes MPI Poland Chapter.

Na braki kadrowe wpływa też fakt, że coraz większa część doświadczonych specjalistów staje się dzisiaj freelancerami. – To tzw. gigersi, czyli osoby, które zdecydowały się wejść w inny model pracy. Nie pragną etatu w jednej firmie, ale wolą na własną rękę obsługiwać wielu różnych klientów. Bardziej im się to opłaca. To też zjawisko powiązane z lubianym dzisiaj modelem pracy zdalnej, spora część ludzi nie chce już wracać do biur. A rola gigersa świetnie się w to wpisuje. Należy się więc spodziewać, że ten elastyczny model pracy będzie się rozwijał, tak jak ma to miejsce na Zachodzie. Jako przedsiębiorcy musimy zdawać sobie z tego sprawę i reagować na zmiany, adaptując do nich nasze modele biznesowe – tłumaczyła Monika Dymacz.

Last minute
Odporność psychiczna, w tym odporność na stres, z pewnością przydadzą się w świetle coraz krótszego czasu przeznaczonego na realizacje MICE każdego typu. Ogólna niepewność jutra sprawia, że królują tzw. zlecenia last minute. Klienci przeważnie oczekują odpowiedzi na cito, żeby nie powiedzieć „na wczoraj”.

– Często odbijamy tę piłeczkę i pytamy ich, jak szybko zamierzają nam później odpowiedzieć na przygotowaną przez nas ofertę. Ta zasada musi działać w dwie strony, szczególnie w świetle tak dynamicznie zmieniających się cen – tłumaczyła Dagmara Chmielewska.

– Jeżeli ktoś oczekuje, że w przeciągu trzech dni otrzyma ofertę na złożony event czy konferencję, to może mieć pewność, że zostanie ona przygotowana – mówiąc kolokwialnie – „na kolanie". Na kreację, sprawdzenie hoteli, zorganizowanie scenotechniki, transportu i odpowiednich atrakcji potrzeba przecież czasu. Tym bardziej, że nasi partnerzy nie żyją w próżni i mają wiele innych obowiązków. W tym momencie jest jednak tak duże zapotrzebowanie na spotkania firmowe, że mamy w końcu szansę, aby dyktować warunki i edukować klientów. Wykorzystajmy to, żeby nieco ucywilizować nasz szalony rynek – przekonywał Łukasz Klimczak.  

Nowe oblicze
Jak w każdej sytuacji – także i teraz – można więc powiedzieć, że dzisiejsze czasy przynoszą przedstawicielom branży spotkań wiele powodów do zmartwień, ale też wiele szans. Problemy trzeba starać się możliwie sprawnie rozwiązywać (co nie zawsze jest łatwe), zaś szanse wykorzystywać. Mogą one bowiem wpłynąć nie tylko na poprawę aktualnej sytuacji, ale też zapewnić lepsze warunki do funkcjonowania na rynku w przyszłości, m.in. poprzez edukację klientów i wprowadzenie pewnych dobrych praktyk i rozwiązań na stałe.

– Na rynku kongresowym i konferencyjnym zmienił się jeszcze jeden trend. Otóż duże imprezy tego typu nie rotują już jak dawniej pomiędzy miastami położonymi na różnych kontynentach. Dla wielu destynacji to dodatkowa szansa na przyciągnięcie nowych wydarzeń. Aby to osiągnąć nie można jednak prezentować standardowej oferty, ale wykazać się znacznie większą zręcznością. Miejsca docelowe muszą świadomie kreować swój wizerunek i starać się pozyskiwać imprezy w oparciu o swoje mocne strony, inteligentne specjalizacje, branże z których słyną. Pokazać, że są nie tylko atrakcyjnym turystycznie miastem czy regionem, ale partnerem, który sprawi, że organizowany u nich kongres pozostawi po sobie dziedzictwo, tzw. legacy – podsumowała Paula Fanderowska.

THINK MICE Mashup Meetings to cykl spotkań biznesowo-networkingowych z udziałem przedstawicieli poszczególnych segmentów branży spotkań oraz jej otoczenia gospodarczo-instytucjonalnego. Ich celem jest zbudowanie platformy służącej wymianie idei i doświadczeń, nawiązywaniu nowych kontaktów, a także poszukiwaniu rozwiązań najważniejszych problemów i wyzwań, z którymi mierzy się przemysł spotkań.
Partnerami 9. edycji wydarzenia byli: Polska Organizacja Turystyczna, Poland Convention Bureau, NYX Hotel Warsaw oraz Belmonte Hotel Krynica Zdrój.

Źródło: www.thinkmice.pl