Obecnie w Polsce mamy 14 biur convention - 1 narodowe, 5 regionalnych oraz 8 miejskich, których część spełniła określone kryteria i otrzymała od Poland Convention Bureau POT tytuł "Rekomendowane Convention Bureau na lata 2023-2024". Chociaż różne regiony przyjęły różne strategie promocyjne, wspólnym mianownikiem dla większości z nich pozostaje świadomość korzyści płynących z inwestycji w przemysł spotkań. Poniżej znajdują się branżowe podsumowanie roku 2023, oparte na rozmowach z przedstawicielami większości funkcjonujących w Polsce convention bureaux.

Poland Convention Bureau (Polska Organizacja Turystyczna) - Aneta Książek, kierowniczka

To był intensywny i kreatywny czas, zarówno jeśli chodzi o działania w kraju, jak i za granicą. Stawialiśmy na współpracę z branżą, w nowej odsłonie kontynuowaliśmy znane projekty, np. Muzyczne Poranki na targach międzynarodowych (IMEX we Frankfurcie i Las Vegas oraz IBTM World w Barcelonie)  czy Spotlight on Poland, ale rozwijaliśmy też zupełnie nowe, jak Laboratorium Twórców. W naszych przekazach zawsze komunikujemy możliwości, jakie oferuje Polska jako kraj bezpieczny, przyjazny i gościnny, z bogatym dziedzictwem kulturowym i przyrodniczym, nowoczesną infrastrukturą oraz profesjonalną i świadomą branżą spotkań. Właśnie temu służyła niedawno zakończona kampania „Poland. More than you expected” skierowana do przedstawicieli przemysłu spotkań i wydarzeń. Dzięki wyselekcjonowanym mediom branżowym w Europie i USA dotarliśmy z przekazem promocyjnym do ponad miliona odbiorców.

Chcemy się wyróżnić w światowej dżungli miejsc spotkań, zostać zapamiętanymi. Za pomocą różnych narzędzi marketingowych przekazujemy konkrety o ofercie i działalności branży, ale również współpracujemy z B2B influencerami oraz muzycznymi ambasadorami, którzy sami tworzą kontent i wywołują pozytywne emocje. Kampania „Poland. More than you expected” wspierała nasze działania na targach IMEX America oraz IBTM World, gdzie wykorzystaliśmy siłę oddziaływania marketingu sensorycznego. Polskę można nie tylko zobaczyć, ale również posłuchać, powąchać i posmakować, a nawet delikatnie dotknąć. Od kolegów z innych krajów otrzymuję pozytywne recenzje na temat naszego sposobu promocji na targach i poza nimi, głównie w przestrzeni digitalowej. To daje satysfakcje i siłę do dalszych działań.

Jak co roku organizujemy spotjanie ię z przedstawicielami polskich convention biur, w tym roku wydarzenie zostało zorganizowane w hotelu NYX w Warszawie (relacja), w 2024 spotkanie planowane jest w Katowicach (szczegóły wkrótce)

Więcej informacji tutaj: Podsumowanie roku 2023 z Poland Convention Bureau oraz Podsumowanie działań marketingowych w internecie Poland Convention Bureau POTw 2023 roku.

Gdańsk Convention Bureau - Łukasz Wysocki, prezes zarządu

Mijający rok był bardzo ciekawy pod kątem organizacji konferencji i kongresów. Mógłbym w tym miejscu zacząć przytaczać statystyki, chociażby takich wydarzeń jak EuroSkills, które odbyły się we wrześniu w Gdańsku, jednak z naszej perspektywy kluczowa jest zmiana pewnych trendów – głównie tych związanych z drastycznym skróceniem czasu dokonywania rezerwacji obiektów i usług dodatkowych podczas organizacji konferencji i kongresów. Coraz więcej podmiotów, głównie korporacyjnych, dokonuje swoich rezerwacji zaledwie na około dwa tygodnie przed planowanym wydarzeniem. Dla nas, jako dla Gdańsk Convention Bureau, jest to niemałe wyzwanie, stanowiące jednak nobilitację do zwiększenia efektywności w koordynacji kontaktów organizatorów spotkań z naszymi partnerami.

@callmejaro

Ponadto cieszy nas bardzo fakt ewidentnej, choć stopniowej, odbudowy branży MICE, co dla takich destynacji jak Gdańsk jest kluczowe w kontekście przeciwdziałania sezonowości. Z niecierpliwością czekamy na nowy 2024 rok.

Convention Bureau Katowice - dr Marcin Krupa, prezydent Katowic

Statystyki pokazują, że sprawdza się nasza strategia ukierunkowana na rozwój turystyki biznesowej, ściąganie nowych imprez oraz rozwijanie tych, które już przyciągnęliśmy. Silna marka Katowic i regionu pozwoliły odnaleźć się w nowej rzeczywistości, kiedy organizowaliśmy wydarzenia online czy hybrydowe, a ostatnie miesiące pozwalają stwierdzić, że wracamy już do stanu sprzed pandemii. W mijającym roku byliśmy gospodarzem Intel Extreme Masters oraz Europejskiego Kongresu Gospodarczego, Konferencji PRECOP czy Europejskiego Kongresu Małych i Średnich Przedsiębiorstw.

Ponadto odbyło się wiele koncertów, konferencji, imprez sportowych. Tylko w Międzynarodowym Centrum Kongresowym zrealizowano ponad 300 wydarzeń, w których stacjonarnie wzięło udział ponad 650 tys. osób. Według wstępnych wyliczeń całkowite wydatki uczestników spotkań w Katowicach w 2023 będą porównywalne z rokiem 2022 – wyniosą prawie 150 mln zł. Jednocześnie w Katowicach rozwija się baza noclegowa, otwierane są nowe obiekty, jak również rewitalizowane te starsze. Zapewniamy wysoką jakość usług. Rok 2023 to też czas rozpoczęcia nowych projektów. Pierwszym z nich są działania w ramach przyznanego Katowicom tytułu Europejskiego Miasta Nauki 2024. Drugi to aktywności związane ze staraniami o tytuł Europejskiej Stolicy Kultury 2029, o który miasto walczy wraz z Metropolią.

Lubelskie Convention Bureau - Dorota Lachowska, dyrektorka biura LROT

To był dobry rok dla rozwoju turystyki w województwie lubelskim, a szczególnie dla przemysłu spotkań. Działające w ramach Lubelskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (LROT) Lubelskie Convention Bureau gromadzi dane ilościowe, dzięki którym już teraz wiemy, że w naszym regionie do końca roku odbyło się około tysiąc wydarzeń. Jest to rekordowa liczba kongresów i konferencji, z których wiele miało charakter międzynarodowy. Jesteśmy przekonani, że dzięki budowaniu rozpoznawalności regionu jako miejsca realizacji profesjonalnych kongresów, konferencji i szkoleń, jego przygotowaniu infrastrukturalnemu oraz wykwalifikowanym kadrom uda nam się utrzymać ten trend w kolejnych latach.

Lubelskie Convention Bureau w swojej działalności stawia na współpracę pomiędzy wszystkimi podmiotami, skuteczne działania marketingowe i budowanie silnych relacji poprzez Program Ambasadorów.

Łódź Convention Bureau - Paweł Szewczyk, specjalista ds. pozyskiwania wydarzeń

Łódź notuje spektakularne wzrosty, zyskując uznanie jako miejsce organizacji wydarzeń MICE na krajowym podwórku. Potwierdzają to dane z raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, który pokazuje, że liczba imprez w Łodzi wzrosła o 118 proc. w porównaniu do ub.r. Mijający rok był dla Łodzi wyjątkowy ze względu na rocznicę 600-lecia założenia miasta. Towarzyszyły temu huczne obchody, w czasie których odbył się m.in. Łódź Summer Festival (impreza przyciągnęła wielotysięczne tłumy). Łódź Convention Bureau aktywnie promowało miasto – zorganizowano serię podróży studyjnych, ukierunkowanych na pokazanie miejsc i przestrzeni, ale też podkreślających ludzką twarz turystyki biznesowej.

Dzięki staraniom biura i współpracy z partnerami udało się zorganizować i pozyskać dla Łodzi wydarzenia o międzynarodowej randze. Były to m.in.: Routes Europe 2023, czyli największa impreza branży lotniczej w Europie czy Forum Szlaków Kulturowych Rady Europy, którego owocem jest pozyskanie dla Łodzi dorocznej konferencji Europejskiego Szlaku Dziedzictwa Przemysłowego w 2025 roku. Warto wspomnieć też o zmianach zachodzących w tkance miejskiej, infrastrukturze i procesach rewitalizacyjnych, które wzbogaciły Łódź o nowe przestrzenie i atrakcje

Kraków Convention Bureau - Małgorzata Przygórska - Skowron, kierowniczka

Rok 2023 w Krakowie i Małopolsce upłynął pod hasłem kampanii Wide Open for Business Meetings, realizowanej w ramach projektu „Małopolska – cel podróży”. Kraków Convention Bureau, jako partner projektu, odpowiedzialne było za promocję turystyki biznesowej, a działania promocyjne prowadzono komplementarnie i wielokanałowo – kampania internetowa przyniosła milionowe wyświetlenia na 12 rynkach zagranicznych. Kampania w zagranicznej prasie branżowej i opiniotwórczej, w tym w renomowanych tygodnikach (takich jak The Economist) dotarła do niemal 750 tys. czytelników.

W 2023 roku powołano też Organizację Turystyczną Stołecznego Królewskiego Miasta Krakowa. Stowarzyszenie przyczyni się do dobrego współzarządzania miastem. Co ważne, jego zadaniem będzie godzenie interesów mieszkańców, przedsiębiorców i odwiedzających.

Z optymizmem patrzymy w przyszłość. Liczba spotkań w Krakowie rośnie, zaś w 2024 roku skupimy się na działaniach związanych ze zrównoważonym rozwojem. Jako pierwsze polskie miasto przystąpiliśmy w 2022 roku do GDS-Index, a kolejny raport stawia przed nami sporo celów i wyzwań dotyczących edukacji podmiotów oraz wdrożenia zarządzania i strategii DMO zgodnych z zasadami zrównoważonego rozwoju

Mazovia Convention Bureau - Iwona Majewska, wicedyrektorka

Formalnie Mazovia Convention Bureau powstało w 2019 roku, jednak ze względu na pandemię naszą pełną działalność operacyjną rozpoczęliśmy de facto w tym roku. Jako nowy, wchodzący na rynek gracz skupiliśmy się więc na kilku podstawowych kwestiach. Po pierwsze cały czas budujemy naszą markę i wizerunek. Naturalnie towarzyszy temu aktywna promocja Mazowsza, jako miejsca idealnego do organizacji spotkań. W tym celu zebraliśmy szczegółowe dane o infrastrukturze – hotelach, centrach konferencyjnych, ale też tzw. unique venues, w których można przygotować eventy. Powstał katalog – zarówno drukowany, jak i online, a także strona internetowa z profesjonalną wyszukiwarką takich miejsc. Duży nacisk położyliśmy również na ukazanie różnego rodzaju aktywności i atrakcji, które mogą wzbogacić scenariusz organizowanych w regionie wydarzeń.

Nie zapominamy o promocji w mediach, obecności na imprezach branżowych (krajowych i zagranicznych), członkostwie w wiodących stowarzyszeniach (SITE, MPI Poland Chapter, SKKP, w przyszłym roku planujemy wstąpić do ICCA) oraz oczywiście organizacji wizyt studyjnych – w tym roku gościliśmy 25 meeting plannerów z całej Polski. W grudniu ukazał się poza tym pierwszy raport „Mazovia Event Impact 2023” ukazujący wpływ przemysłu spotkań na gospodarkę Mazowsza.

Poznań Convention Bureau - Jan Mazurczak, prezes zarządu

Mijający rok był dla poznańskiej turystyki najlepszy w historii. Nigdy w mieście nie pojawiło się aż tylu turystów, nie mieliśmy aż tylu sprzedanych miejsc w hotelach. Duża w tym zasługa branży spotkań – imprez firmowych i korporacyjnych, ale i tych największych wydarzeń. Mam na myśli m.in. Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, konferencję ARMO 2023 czy Impact'23, która przyciągnęła aż 6 tys. osób.

W tym roku bardzo istotne było dla nas wejście do Poznania linii lotniczych Fly Dubai, dzięki czemu miasto jeszcze mocniej otworzyło się na świat, co ma przecież fundamentalne znaczenie w pozyskiwaniu międzynarodowych wydarzeń MICE. Efekt w liczbie zapytań widoczny był od razu. Poznań, jako trzecie miasto w Polsce (po Warszawie i Krakowie) został poza tym oceniony przez inspektorów przewodnika Michelin. To sukces, na który pracowaliśmy od wielu lat. Coraz więcej eventów w mieście krąży wokół dobrej gastronomii, mamy ambicję stać się kulinarną stolicą Polski.

Na Poznań coraz mocniej otwierają się również MTP, czego wyrazem jest chociażby goszczący tam Jarmark Świąteczny czy bijący kolejne rekordy frekwencji festiwal fantastyki Pyrkon. Przyszły rok zapowiada się co najmniej tak samo dobrze. Z pewnością nadal będziemy mocno rozwijać sektor MICE, budować wspólnie z firmami DMC nowe pakiety, jeszcze w grudniu ruszy nowa strona internetowa. Z nowych inicjatyw jest otwarcie naszej organizacji na świat filmów reklamowych, w grudniu mamy pierwsze międzynarodowe realizacje, ale projekt nabierze rozpędu właśnie w 2024 roku.

Silesia Convention Bureau - Agnieszka Sikorska, dyrektorka

Działalność Silesia Convention Bureau została zainaugurowana w styczniu 2023 roku. W ciągu niespełna 12 miesięcy udało nam się skutecznie postawić pierwsze kroki w turystyce biznesowej – zaznaczyć swoją obecność oraz rozeznać się, które z działań są najskuteczniejsze w promocji regionu w branży spotkań. Kręgosłupa naszej działalności w MICE upatrujemy w części incentive, region daje nam do tego świetne warunki. Ważne było zbudowanie trwałych relacji z naszymi konsorcjantami, czyli podmiotami współpracującymi ze Śląską Organizacją Turystyczną właśnie w ramach Silesia Convention Bureau.

Staraliśmy się zdiagnozować rynek, określić wydarzenia, miejsca i grupy docelowe, wśród których możemy najskuteczniej przebić się z naszą ofertą. Zorganizowaliśmy m.in. trzy fam tripy. W przyszłym roku tego typu wizyt będzie z pewnością jeszcze więcej. To najlepsza droga do nawiązania kontaktów z meeting plannerami i budowania ich świadomości na temat potencjału województwa śląskiego w branży spotkań. Nie zapominajmy o stowarzyszeniach branżowych – w pierwszym roku działalności przystąpiliśmy do SKKP, MPI Poland Chapter oraz do ICCA. To z kolei gwarancja dostępu do wiedzy, know how, a przy tym szereg okazji do networkingu, podobnie jak udział w międzynarodowych targach, takich jak IMEX we Frankfurcie czy IBTM World w Barcelonie.

Świętokrzyskie Convention Bureau - Katarzyna Batko, project manager

Świętokrzyskie Convention Bureau powołano do życia w maju 2023 roku. Biuro funkcjonuje w strukturach Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Świętokrzyskiego, przy wsparciu Lokalnej Organizacji Turystyki i Hotelarstwa Gór Świętokrzyskich. Pomysł na promocję turystyki biznesowej rodził się w naszych głowach już od kilku lat, tym bardziej cieszy, że w końcu doszedł do skutku. Wraz z partnerami opracowaliśmy model współpracy. Pokazujemy zaplecze hotelowe, ale i atrakcje stanowiące przestrzeń do organizacji w regionie wydarzeń MICE. Głównie mniejszych eventów, wyjazdów integracyjnych i incentive, ale także – za sprawą infrastruktury Targów Kielce – dużych konferencji i kongresów.

W tym roku nasze działania skupiały się na budowaniu marki. Chcieliśmy pokazać województwo świętokrzyskie pod kątem możliwości przygotowania w nim spotkań. Odbyły się m.in. trzy wizyty studyjne. Każda z nich, oprócz zareklamowania regionu, dała nam też cenny feedback na temat tego, jak jesteśmy postrzegani, co jest naszym największym atutem, ale też nad czym musimy popracować. Stawiamy na imprezy tematyczne, lokalność, efekt wow. Chociaż skupiamy się na klientach krajowych, położenie pomiędzy Warszawą a Krakowem pozwala również na aktywność na rynku międzynarodowym, czego wyrazem była obecność i dobry odbiór naszej oferty na targach IBTM World w Barcelonie.

Warsaw Convention Bureau - Mateusz Czerwiński, prezes zarządu

2023 rok był dla Warszawy wyjątkowy przede wszystkim ze względu na prestiżowy tytuł European Best Destination, który został przyznany stolicy dzięki głosom oddanym przez międzynarodową społeczność turystyczną w efekcie intensywnej, kilkutygodniowej kampanii prowadzonej przez Stołeczne Biuro Turystyki. Doniosłość tego zwycięstwa uwypuklają dwa fakty – po pierwsze Warszawa zdobywając 142 tys. głosów istotnie zdystansowała drugie w konkursie Ateny (aż o 50 tys. głosów). Po drugie otrzymaliśmy dodatkowe wyróżnienia aż w czterech kategoriach: Best Cultural Destination, Best Destination for Food Lovers, Safest Destination in Europe oraz Best Destinations for a city break. I taką też Warszawę docenili międzynarodowi dziennikarze, których w 2023 przyjechało do stolicy dwukrotnie więcej niż w latach poprzednich. Dzięki temu znacząco zwielokrotniła się liczba artykułów o stolicy – w zagranicznej prasie głównego nurtu, lifestyle'owej i branżowej.

Przyznanie tego tytułu nie mogło przytrafić się Warszawie w lepszym momencie – w dużej mierze to dzięki niemu 2023 rok był przełomowy w kontekście odbudowania rynku leisure i MICE po pandemii oraz pokazania międzynarodowej społeczności turystów i meeting plannerów, że miasto tętni życiem, jest bezpieczne i warto je odwiedzić. Pomimo trudnej sytuacji za naszą wschodnią granicą.

Convention Bureau  Wrocław - Wiktoria Król-Cieciorowska, prezeska zarządu

Wrocław notuje coraz lepsze wyniki, jeżeli chodzi o liczbę wydarzeń MICE. To co warto wyartykułować to to, że w dalszym ciągu obserwujemy dość krótkie okno rezerwacyjne, co powoduje czasem problemy logistyczne oraz związane z dostępnością obiektów. Niewątpliwie warto podkreślić, że w 2023 roku udało nam się zrealizować bardzo ciekawe i potrzebne badania turystyczne, dedykowane właśnie przemysłowi spotkań. Podsumowaliśmy zarówno oczekiwania i potrzeby uczestników wydarzeń, jak również ich organizatorów. Przeprowadziliśmy z nimi wywiady na temat tego czego potrzebują, czego im brakuje, co zmieniło się w tzw. nowej rzeczywistości. Oprócz tego „wyceniliśmy” turystę biznesowego – okazało się, że takie osoby wydają w naszym mieście od 800 do 1,2 tys. zł.

Drugim ważnym dokumentem, jaki powstał w ostatnich miesiącach, jest raport o zielonych wydarzeniach. To zbiór case studies i dobrych praktyk stosowanych przez wrocławskie obiekty (hotele, centra konferencyjne, eventowe venues etc.). Z pewnością będziemy rozwijać ten projekt, wiedząc jak ważne eko-zagadnienia stały się dla klientów. W dalszym ciągu rozwijamy też Klub Ambasadorów Kongresów Wrocławia, który jest naszą dumą i jednocześnie wizytówką.

Rok 2024

Patrząc w przyszłość, polskie convention bureaux planują kontynuować rozwój branży spotkań w swoich destynacjach, koncentrując się na innowacyjnych strategiach promocyjnych, dostosowaniu do zmieniających się trendów oraz współpracy z partnerami biznesowymi. Ważnym celem jest utrzymanie Polski jako atrakcyjnego miejsca dla organizacji konferencji, kongresów i eventów, przy jednoczesnym podkreślaniu różnorodności oferty i potencjału miast i regionów. Oczekuje się także dalszego zaangażowania w działania związane ze zrównoważonym rozwojem oraz rozwijaniem relacji z międzynarodowymi partnerami branżowymi.

Oczekujemy utrzymania solidnych pozycji Polski w globalnych rankingach branży spotkań. W aktualnym zestawieniu ICCA, Polska zajmuje 23. miejsce, natomiast w raporcie UIA plasuje się na 20. pozycji. Naszym celem jest dalszy rozwój i umocnienie Polski jako atrakcyjnego miejsca dla organizacji międzynarodowych konferencji, kongresów i wydarzeń biznesowych.

Artykuł powstał dzięki wspólpracy z magazynem THINK MICE.

Więcej:

• Convention Bureaux w Polsce
• Rekomendacje PCB POT dla biur convention, profesjonalnych organizatorów kongresów, organizatorów podróży motywacyjnych przyznane na lata 2023-2024

#PolandCVB #eventprofsPL