Dzięki staraniom CBP i uprzejmości Dyrekcji hotelu Sheraton spotkanie rozpoczęło się wieczornym site inspection i kolacją powitalną w nowopowstałym Sheraton Sopot Hotel Conference Center & Spa. Następnego dnia przedstawiciele polskich Convention Bureau omawiali wspólnie realizowane projekty w 2010 roku.

Najważniejsze z nich dotyczyły:
• ujednolicenia Programów Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Kongresów,
• wyselekcjonowania obiektów do ogólnopolskiego katalogu niepowtarzalnych obiektów  konferencyjnych
• zaadaptowania narodowego  Programu Ambasadorów Polskich na potrzeby lokalne
• prezentacji  wyników liczby spotkań, gromadzonych w celu wydania ogólnopolskiego raportu przemysłu spotkań.

Gościem specjalnym spotkania była Ellen Colingsworth, która w ciągu ostatnich 12 lat pracowała w Edinburgh Convention Bureau na stanowisku menagera sprzedaży, koordynując spotkania stowarzyszeńw Edynburgu. Ponadto rozbudowała program Ambasadorów Edynburga, doprowadzając do owocnej współpracy naukowców i handlowców z zespołem Edinburgh Convention Bureau na płaszczyźnie budowania ofert na międzynarodowe i krajowe konferencje dla ich stowarzyszeń. W swoim wystąpieniu dużo miejsca poświęciła właśnie programowi Ambasadorów, co spotkało się z dużym zainteresowaniem reprezentantów polskich Convention Bureau.