Rok 2020 zmienił świat spotkań branżowych na całym świecie. W rezultacie wprowadzonych obostrzeń w organizacji spotkań i wydarzeń, Dział Badań International Congress and Convention Association (ICCA) został zmuszony do zmiany sposobu oceny i prezentacji raportu statystycznego ICCA 2020. Najnowsza wersja raportu  - opublikowana w dniu 27 maja 2021 - nie przedstawia rankingu regionów, a wpływ pandemii COVID-19 na spotkania stowarzyszeń na całym świecie oraz stanowi narzędzie do wyprowadzania przemysłu spotkań z obecnego kryzysu.

Raport statystyczny ICCA 2020 składa się ze spotkań, które miały odbyć się w 2020 roku i wskazuje, co się z nimi stało. Dodano nowe kategorie reprezentujące pełne spektrum rozwiązań, które planiści wydarzeń wdrożyli w 2020 roku, takie jak: spotkania wirtualne i hybrydowe, odroczenie, odwołanie czy relokacja wydarzenia. Raport zawiera analizę wpływu ekonomicznego spotkań w 2020 roku w porównaniu do 2019 roku, utratę przychodów oraz kilka dodatkowych kluczowych parametrów.
 
W sumie zidentyfikowano 8 409 unikalnych spotkań, które odbyły się lub zostały zaplanowane w 2020 roku. W Raporcie za 2019 rok tych spotkań było 13 252. Ten znaczący spadek można częściowo wytłumaczyć faktem, iż wiele stron internetowych poświęconych wydarzeniom nie zdążyło powstać lub zostały przedwcześnie zamknięte.

Zdecydowana większość spotkań w 2020 roku była przełożona (44 proc.). Ten trend stopniowo malał w drugiej połowie 2020 roku. Drugim co do wielkości segmentem były spotkania wirtualne (30 proc.), których organizacja zwiększała się wraz z rosnącą adaptacją przemysłu spotkań do trwającej pandemii. Trzecim co do wielkości segmentem były spotkania odwołane (14 proc.), które na początku były największym segmentem roku i stały się drugim najmniejszym segmentem pod koniec roku, co jest kolejnym znakiem adaptacji. Spotkania relokowane i hybrydowe stanowią najmniejsze segmenty. Relokacja stanowiła tylko 1 proc.  wydarzeń (ze względu na dodatkową logistykę i koszty), natomiast spotkania hybrydowe (2 proc.) zyskały nieco większą popularność od sierpnia 2020.  Najwięcej spotkań hybrydowych (4 proc.) odbyło się w Azji.

Spotkania wirtualne i hybrydowe pomogły stowarzyszeniom przyciągnąć większą publiczność w 2020 roku w porównaniu do spotkań twarzą w twarz w poprzednich latach. Średnia liczba na spotkaniu wynosiła od 908 do 1356 delegatów, ale pomimo zwiększonej liczby uczestników wpływy z organizacji wydarzeń obniżyły się, a opłaty rejestracyjne średnio spadły z 525 USD do 211 USD.

Analiza wpływu ekonomicznego COVID-19 (całkowite wydatki 2019 vs. 2020) wskazuje na silną chęć branży do powrotu do spotkań twarzą w twarz. Jednak w przyszłości spotkania prawdopodobnie będą zawierać elementy i najlepsze praktyki z wydarzeń wirtualnych i hybrydowych.

Raport wskazuje, iż wszystkie regiony świata zostały dotknięte pandemią, ale Bliski Wschód poradził sobie z nią najlepiej i miał najniższy odsetek spotkań przełożonych i odwołanych (łącznie 49 proc.), co oznacza, że wśród pozostałych 51 proc. wszystkich spotkań w 2020 r.: 19 proc. odbyło się bez wpływu, spotkań wirtualnych było 29 proc, przeniesionych – 2 proc. a hybrydowych 1 proc.;  Europa poradziła sobie najgorzej (6 proc. spotkań nienaruszonych).

Raport statystyczny ICCA przygotowywany jest na podstawie danych o spotkaniach stowarzyszeniowych zebranych od convention bureaux, obiektów konferencyjnych, hoteli i samych stowarzyszeń. Analizowane spotkania muszą spełniać trzy warunki: odbywać się cyklicznie, skupiać minimum 50 uczestników i migrować pomiędzy co najmniej trzema krajami.

Polska Organizacja Turystyczna jest członkiem ICCA od 2002 r., z chwilą powołania w swoich strukturach Poland Convention Bureau, które odpowiedzialne jest m.in. za coroczne raportowanie do ICCA wydarzeń, które odbyły się w naszym kraju.

Źródło: www.iccaworld.org
Opracowała Aneta Książek