Próbę określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym po raz kolejny podjęło się Stowarzyszenie ICCA wraz z African Society of Association Executives (AfSAE) oraz Asia-Pacific Federation of Association Organizations (APFAO).

Żyjemy w świecie globalnych przekształceń i przewartościowań. Pandemia COVID-19 oraz sytuacja geopolityczna wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń.

Jak zmieniają się strategiczne priorytety stowarzyszeń?
Próbę określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym po raz kolejny podjęło się Stowarzyszenie ICCA (International Congress and Convention Association) wraz z African Society of Association Executives (AfSAE) oraz Asia-Pacific Federation of Association Organizations (APFAO).
Publikacja jest kontynuacją badania przeprowadzonego w marcu i wrześniu ubiegłego roku. Badanie jest reprezentatywne, łącznie otrzymano 171 odpowiedzi od stowarzyszeń z różnych regionów świata w tym: ponad 33 proc. z Europy, 26,7 proc. z Afryki, 6,4 proc. z Azji, 5,4 z Ameryki Południowej. W tegorocznym badaniu wprowadzono nowe pytanie dotyczące podejścia stowarzyszeń do tematyki zrównoważonego rozwoju.

W sumie respondenci odpowiedzieli na pięć kluczowych pytań:
1. Jak zmieniają się strategiczne priorytety stowarzyszeń?
2. Jak zmieniają się spotkania stowarzyszeń?
3. W jaki sposób profesjonalni organizatorzy i dostawcy mogą wspierać stowarzyszenia, aby spotkania były bardziej zrównoważone?
4. Jakie są najważniejsze wymagania jakie muszą spełnić profesjonalni organizatorzy i dostawcy?
5. W jaki sposób dostawcy mogą pomóc stowarzyszeniom osiągnąć ich cele?

Główne wnioski:
• spotkania i wydarzenia są nadal największym segmentem generowania przychodów dla stowarzyszeń (dla 43 proc. respondentów jest to główny strumień przychodów), a badanie pokazuje, że nieco ponad połowa (52 proc.) stowarzyszeń była w stanie przeprowadzić osobiste spotkanie ponownie od początku pandemii.
• 40,5 proc. respondentów odbędzie największe spotkanie w 2022 osobiście, a 39 proc. w formacie hybrydowym z jednym lub wieloma hubami zlokalizowanymi w różnych krajach,

• 64 proc. respondentów uważa, że dla ich organizacji zrównoważony rozwój jest kluczowym priorytetem strategicznym (zmniejszenie wpływu organizowanych przez nich imprez na środowisko),
• w porównaniu z wynikami z 2021 r. wydaje się, że stowarzyszenia przyzwyczaiły się do sytuacji, planują mniej spotkań regionalnych, co wskazuje na powrót do spotkań międzynarodowych. Stowarzyszenia silniej wyrażają potrzebę elastyczności w umowach oraz efektywnej komunikacji i współpracy z dostawcami spotkań.

• 78 proc. stowarzyszeń w pełni przyjęła cyfryzację i czerpie korzyści z tego płynące. Podczas pandemii wirtualne wydarzenia umożliwiły wielu stowarzyszeniom kontynuowanie współpracy ze swoimi członkami. Istnieje jednak pełna świadomość tego, że nic nie przebije prawdziwej interakcji osobistej, spotkana osobiste budują poczucie sensu i przynależności do stowarzyszenia, lepszego zrozumienia i podejścia do tematów (z dala od codzienności).

• w przypadku wielu stowarzyszeń priorytety strategiczne uległy zmianie, kładąc większy nacisk na różnorodność, równość i integrację.
• wśród „tradycyjnych” usług świadczonych przez PCO i AMC (Association Management Company) obserwuje się przesunięcie w kierunku większej potrzeby wsparcia produkcji wirtualnych wydarzeń,  a także projektowania doświadczeń i zaangażowania uczestników spotkań.

Trendy zachodzące w turystyce oraz branży spotkań w ciągu ostatnich kilku lat wyraźnie wskazują, że coraz większą wagę podróżujący zarówno prywatnie, jak i biznesowo przykładają do kwestii ekologii i zrównoważonego rozwoju. Z odpowiedzi stowarzyszeń jasno wynika, iż po dwóch ciężkich latach sytuacja po woli się stabilizuje. Większość sektorów biorących udział w międzynarodowych spotkaniach miało czas na dostosowanie swoich wymagań i oczekiwań, a także przekonało się do organizacji spotkań w formacie hybrydowym.  Zmiany te pozwalają planować, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności działania.  

Stowarzyszenie ICCA, The International Congress and Convention Association, zostało założone w 1963 roku przez biura podróży w celu lepszej, wzajemnej współpracy w obliczu szybkiego rozwoju rynku międzynarodowych konferencji. Jest to jedyne stowarzyszenie, do którego należą najwięksi specjaliści w zakresie obsługi, transportu i organizowania imprez międzynarodowych. Sieć ICCA to ponad 1000 podmiotów: usługodawców, firm i organizacji ze 100 krajów świata. Siedziba główna ICCA znajduje się w Amsterdamie – ICCA posiada również trzy biura przedstawicielskie: w Malezji, w Urugwaju oraz w USA.
ICCA udostępnia pełną treść raportu, na swojej stronie  po zalogowaniu się na profil członkowski.

Żródło: www.iccaworld.org
Opracowała: Aneta Książek