Jak co roku, we współpracy z miejskimi i regionalnymi convention bureaux, rekomendowanymi organizatorami kongresów i podróży motywacyjnych oraz międzynarodowymi organizacjami i stowarzyszeniami, Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej (PCB POT) opracowało raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2023” stanowiący podsumowanie osiągnięć branży spotkań z 2022 roku.

- Oddajemy w Państwa ręce czternastą edycję raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”. Stanowi on podsumowanie osiągnięć branży spotkań z ubiegłego roku. Zgodnie z prognozami ekspertów z Oxford Economics z 2020 roku nasz sektor w 2022 roku zaczął odrabiać straty, które spowodowała pandemia Covid-19. Cieszy niezmiernie fakt, iż w porównaniu z rokiem 2021 we wszystkich prezentowanych w niniejszym raporcie miastach widoczny jest średni wzrost o 120 proc. liczby wydarzeń. Kolejny rok z rzędu najwięcej w Polsce mieliśmy wydarzeń korporacyjnych oraz motywacyjnych (51 proc.), natomiast konferencje i kongresy stanowiły 42 proc., a targi i wystawy – 7 – powiedział Prezes Polskiej Organizacji Turystycznej Rafał Szmytke.

Raport "Stan Przemysłu Spotkań i Wydarzeń w Polsce - Poland Meetings & Events Industry Report 2023" ma za zadanie jak najszersze przedstawienie bieżącej sytuacji w branży przemysłu spotkań i wydarzeń w Polsce na rok 2022. Raport składa się z następujacych rodziałów:

1. Dane dostarczone przez międzynarodowe organizacje i stowarzyszenia, takie jak ICCA i UIA
2. Metodyka badań
3. Dane zebrane przez miejskie i regionalne biura konferencyjne (tzw. badanie krajowe)
4. Informacje dostarczone przez rekomendowanych przez Polską Organizację Turystyczną organizatorów kongresów i podróży motywacyjnych, w tym PCO i ITC
5. Targi – optymistycznie w przyszłość, czyli podsumowania, wyzwania i działania
6. Vademecum Laboratorium Twórców - Targi branżowe jako istotny element komunikacji e-marketingowej na przykładzie działań Poland Convention Bureau na targach przemysłu spotkań IMEX 2023

Na potrzeby tegorocznego raportu miejskie i regionalne convention bureaux, a także G2A Arena Centrum Wystawienniczo – Kongresowe Województwa Podkarpackiego przekazały informacje na temat 12 554 spotkań i wydarzeń w 2022 roku, w których każdorazowo uczestniczyło co najmniej 50 osób. Polska zanotowała 96-cio procentowy wzrost raportowanych danych w stosunku do roku 2021. Sposób realizacji badania krajowego – zbieranie danych o wydarzeniach przez miejskie i regionalne convention bureaux – pozwala spojrzeć na stan przemysłu spotkań w Polsce w szerokiej perspektywie; należy wszakże pamiętać, że nie jest to całościowy opis zjawiska w skali całego kraju.

Informacje o wydarzeniach w obszarach działań miejskich i regionalnych convention bureaux zbierane były na dwa sposoby. Większość biur pozyskiwała dane bezpośrednio z obiektów (m.in. hoteli, centrów konferencyjno-targowych, uczelni wyższych i obiektów kulturalnych wynajmujących sale, obiektów historycznych: zamków, pałaców, dworków), korzystając ze standaryzowanego arkusza opracowanego na potrzeby raportu. W arkuszu gromadzono informacje, m.in. o miejscu wydarzenia, pochodzeniu grup, charakterze, czasie trwania, formie spotkania i liczbie uczestników poszczególnych spotkań. Warsaw Convention Bureau przekazało do raportu dane zbierane przez pośrednika - brakuje tam informacji o pochodzeniu grupy (krajowa czy zagraniczna).

Tradycją raportu i stałą jego pozycję stanowią również dodatkowe artykuły przedstawiające najnowsze trendy, badania czy najciekawsze projekty i realizacje. Z okazji przypadającego w tym roku jubileuszu 30-lecia Polskiej Izby Przemysłu Targowego, jeden z materiałów poświęcony został branży targowej, jej znaczeniu i roli w rozwoju polskiej gospodarki oraz promocji Polski.

Drugi artykuł opracowany został w ramach Vademecum Laboratorium Twórców i poświęcony jest działaniom komunikacyjnym Poland Convention Bureau w ramach tegorocznych targów IMEX we Frankfurcie, które dowiodły znaczenia właściwej komunikacji w wydobywaniu i prezentacji atrakcyjnego i spójnego wizerunku Polski.

- To już czternasty raz, kiedy dziękujemy wszystkim miejskim i regionalnym partnerom, którzy włączyli się w zbieranie danych na swoim obszarze. Dziękujemy rekomendowanym organizatorom kongresów i podróży motywacyjnych. Przekazali oni dane opracowane w rozdziale dotyczącym analizy spotkań i wydarzeń zorganizowanych przez nie w 2022 roku. Zbieranie danych nie należy do najbardziej pasjonujących zajęć, ale mam nadzieje, że wspólnie pozyskane i prezentowane w niniejszym opracowaniu wyniki Waszej rocznej a czasami kilkuletniej pracy (kongresy zdobywa się przecież latami) stanowią dla Państwa dumę i będą drogowskazem na kolejny rok – podsumowała kierowniczka Biura Spotkań i Wydarzeń PCB POT Aneta Książek.

Pełen raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2023” dostępny jest TUTAJ.

Najważniejsze wnioski z poszczególnych miast

Przyglądając się bliżej poszczególnym miastom:

• 315 wydarzeń zgłoszonych zostało przez Bydgoszcz Convention Bureau (+67 proc.),
• 1367 przez Gdansk Convention Bureau (+156 proc.),
• 1,3 tys. przez Kraków Convention Bureau (+5 proc.),
• 889 przez Łódź Convention Bureau (+118 proc.),
• 1965 przez Poznań Convention Bureau (+183 proc.),
• 144 zgłoszone przez G2 Arenę w Rzeszowie,
• 268 przez Szczecin Convention Bureau Project, 5277 przez Warsaw Convention Bureau (+125 proc.)
• 1019 przez Convention Bureau – Wrocław (+195 proc.)

Poniżej prezentujemy kilka infografik z danymi zaprezentowanymi w tegorocznym raporcie.

Metodyka badań

Analizy wykonane na podstawie danych o spotkaniach i wydarzeniach pozyskanych z miast oraz od rekomendowanych PCO i ITC z 2022 roku. Podobnie jak w latach ubiegłych, wydarzenia podzielono na trzy grupy, klasyfikując je według poniższych definicji:

• konferencja/kongres – określa krajowe i międzynarodowe spotkanie stowarzyszeń bez wyraźnego podziału na spotkania rządowe i pozarządowe;
• wydarzenie korporacyjne/motywacyjne – określa wydarzenie firmowe ze szczególnym zwróceniem uwagi na szkolenia, warsztaty, seminaria, konferencje prasowe, premiery produktów i wydarzenia motywacyjne, w tym podróże, wyjazdy motywacyjne o charakterze gratyfikacyjnym, uznaniowym;
• targi/wystawy – termin ten jest zarezerwowany dla dużych wydarzeń o dowolnej tematyce, zazwyczaj odbywających się na terenie obiektów wystawienniczych.

Zastosowano również, analogicznie do poprzednich edycji raportu, podział wydarzeń pod względem różnic branżowych i tematycznych:

• ekonomiczno-polityczne – spotkania i wydarzenia związane z ekonomią, polityką, finansami, naukami o zarządzaniu, towaroznawstwem;
• handlowo-usługowe – spotkania i wydarzenia związane z zaspokajaniem bezpośrednich potrzeb ludzkich, ich rezultaty przeważnie nie przyjmują postaci rzeczowej, nie wiążą się bezpośrednio ze stwarzaniem nowych dóbr (usługi transportowe, usługi dla przemysłu, rolnictwa, usługi komunalne i mieszkaniowe, usługi adwokackie, usługi dotyczące oświaty i wychowania, kultury i sztuki, ochrony zdrowia i opieki społecznej, kultury fizycznej i sportu, turystyki i wypoczynku, instytucji finansowych i ubezpieczeniowych oraz inne usługi o charakterze osobistym, np. fryzjerskie czy fotograficzne);
• humanistyczne – spotkania i wydarzenia związane z kulturą i sztuką (historią sztuki, filologią, muzykologią, etyką, filozofią) oraz związane ze społeczeństwem (historią, archeologią, socjologią, psychologią, ekonomią i antropologią);
• informatyczno-komunikacyjne – spotkania i wydarzenia związane z dyscypliną naukową i techniczną zajmującą się przetwarzaniem informacji, w tym: technologiami przetwarzania informacji, technologiami konstruowania systemów przetwarzających informacje oraz systemami komunikacji, komunikacją i jej pochodnymi;
• medyczne – spotkania i wydarzenia związane z naukami medycznymi, w tym: stomatologią, farmacją, zdrowiem publicznym, fizjoterapią, diagnostyką laboratoryjną, technologią medyczną, biologią medyczną, biogerontologią;
• techniczne – spotkania i wydarzenia związane z architekturą i urbanistyką, automatyką i robotyką, biocybernetyką, budownictwem, elektroniką,

Polska w rankingach międzynarodowych

Warto podkreślić, iż raporty są narzędziem benchmarkingu w zakresie potencjału kongresowo-konferencyjnego destynacji biznesowych, co pozwala na ustalenie przewag i luk konkurencyjnych w przypadku kandydatury na gospodarza określonego wydarzenia. Polska Organizacja Turystyczna jest aktywnym członkiem dwóch najważniejszych organizacji międzynarodowych, prowadzących badania statystyczne dotyczące zorganizowanych i planowanych spotkań – od 2002 roku ICCA (International Congress and Convention Association), a od 2011 – UIA (Union of International Assiociations. Poland Convention Bureau rokrocznie raportuje do ICCA i UIA wydarzenia, które odbyły się w naszym kraju, zgodnie z przyjętymi przez stowarzyszenia kryteriami.

We wspólnym wysiłku z oddanymi członkami ICCA zespół badawczy zidentyfikował ponad 10 500 spotkań. Około 9000 z nich odbyło się osobiście, na które nie miał wpływu Covid-19 lub odbywało się w formacie hybrydowym. Skutki wojny na Ukrainie dla branży turystycznej i biznesowej w Polsce bywają odczuwane różnie w różnych miejscach. Pomimo dobrej reputacji, potencjału intelektualnego, świetnego zaplecza targowo-konferencyjnego oraz wieloletniej pracy ze stowarzyszeniami takich miast kongresowych, jak Poznań czy Katowice, do rankingu miast ICCA 2023 dostały się jedynie 4 miasta z Polski. Są to:

• Warszawa (pozycja 30 z 52 spotkaniami)
• Kraków (pozycja 39 z 42 spotkaniami)
• Gdańsk (pozycja 164 z 12 spotkaniami)
• Wrocław (pozycja 186 z 10 spotkaniami)

Udział innych miast to dodatkowe 18 spotkań dla Polski. W sumie Polska – ze 134 spotkaniami – uplasowała się na 23. miejscu na świecie. Czechy ze 146 spotkaniami zajęły miejsce 20, Węgry miejsce 33 (79 spotkań) a Słowacja – 67 (17 spotkań).

Z kolei Raport UIA 2023 uwzględnia 499 498 spotkań zorganizowanych w 268 krajach, w 12 110 miastach, przez 28 733 organizacji międzynarodowych. W 2022 roku Polska z 123 wydarzeniami poprawiła swój wynik z 2021 roku o 3 miejsca i jako jedyny kraj Grupy Wyszehradzkiej (26. Węgry, 28. Czechy, 64. Słowacja) uplasowała się na 20 miejscu w rankingu światowym (prezentującym 100 państw).

Wśród pierwszej setki miast z całego świata w 2022 roku najlepszą pozycję wśród polskich miast uzyskał Kraków – 32 pozycja z 43 spotkaniami (poprawa o 11 miejsc w porównaniu do 2021), Warszawa – 46 pozycja z 30 spotkaniami (spadek z rankingu o 7 miejsc) oraz pojawiający się pierwszy raz w rankingu – Gdańsk, który uplasował się na 84 pozycji z 16 spotkaniami.