Pandemia COVID-19 wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń. Badanie tego wpływu i ustalenie jego konsekwencji jest przedmiotem specjalnego badania UIA 2021 – „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”. To próba określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym.

Za pomocą testów, grafik i tabeli, badacze z UIA opiszą w jaki sposób stowarzyszenia radzą sobie z następstwami pandemii Covid-19 oraz przedstawią obszary zainteresowania stowarzyszeń, koncentrując się głównie na ich działaniach związanych ze spotkaniami określając, m.in.: postępowanie z wydarzeniami odwołanymi i/lub zmienionymi (format online/hybryda), perspektywy powrotu programów towarzyszących, wyzwania technologiczne, rolę mediów społecznościowych, ekonomiczny wpływ na przyszłość stowarzyszeń oraz ich oczekiwania w ramach współpracy z Convention Bureaux.

Do udziału w badaniu zaproszonych jest ponad 25 000 organizacji wymienionych w Roczniku Organizacji Międzynarodowych UIA i znanych z organizacji wszelkiego rodzaju międzynarodowych spotkań lub wydarzeń. Każde stowarzyszenie otrzyma od UIA indywidualny login do ankiety, która zwiera 19 pytań - 15 z nich są odpowiedziami wielokrotnego wyboru. Ankieta jest także upubliczniona na stronie internetowej UIA.

– "Przygotowywany przez nas raport to największe jak do tej pory badanie dotyczące zmiany w zachowaniach międzynarodowych stowarzyszeń. Wysokie wskaźniki uczestnictwa sprawiają, że Ankiety UIA są niezastąpionym źródłem informacji dla wszystkich branż związanych z przemysłem spotkań. UIA kontaktuje się ze stowarzyszeniami, wysyłając pocztą zaproszenia do 15 000 organizacji oraz 25 000 miesięcznych zaproszeń e-mailowych. Dotarcie do tak wielu międzynarodowych stowarzyszeń i przygotowanie raportu jest dużym wyzwaniem, dlatego też cenimy sobie wsparcie naszych branżowych partnerów. W tym roku są to: Seoul Tourism Organisation, Thailand Convention & Exhibition Bureau oraz Polska Organizacja Turystyczna - Poland Convention Bureau" – powiedziała Clara Fernández López, kierownik ds. kontaktów międzynarodowych w Union of International Associations i członek zarządu International Youth Library Foundation.

Ostatnia edycja badania ankietowego UIA została przeprowadzona w 2020 roku. Badanie potwierdziło, iż 82 proc. respondentów odbywa co najmniej jedno duże międzynarodowe spotkanie co trzy lata. 44 proc.  stowarzyszeń spotyka się corocznie, a 54 proc. spotkań trwa od dwóch do trzech dni.

Badanie wykazało również, iż w 2020 roku 41 proc. stowarzyszeń, które udzieliło odpowiedzi, nie oferowało możliwości zdalnego udziału w swoich spotkaniach a 21 proc. w ogóle nie rozważało możliwości zdalnego uczestnictwa.  UIA spodziewa się, że tegoroczne badanie może wykazać zmianę w tym zachowaniu.

– "Polska Organizacja Turystyczna, z działającym w jej strukturach Poland Convention Bureau, jest członkiem UIA od 10 lat. To dobry czas, aby nie tylko uczcić ten fakt, ale przyczynić się do powstania kompleksowego badania, które przysłuży się globalnej branży spotkań. Z punktu widzenia biura marketingu miejsc bardzo mnie ciekawi zmiana zachowania stowarzyszeń, jeśli chodzi o potrzebę współpracy z Convention Bureau. W 2020 roku aż 33 proc. międzynarodowych stowarzyszeń biorących udział w badaniu UIA przyznało się, iż nie zna bezpłatnych usług oferowanych przez Convention Bureau, a tylko 12 proc. potwierdziło, że kiedykolwiek z nich skorzystało. UIA prognozuje, iż w 2021 roku zmiana formuły spotkań i wydarzeń na online spowoduje konieczność większego wsparcia technicznego i wykaże wzrost zainteresowania współpracą z Convention Bureuax. Jesteśmy na nią przygotowani. Nasza branża błyskawicznie dostosowała się do nowych realiów wprowadzając rozwiązania pozwalające na przygotowanie nie tylko bezpiecznych, ale też zaawansowanych technicznie wydarzeń na najwyższym poziomie. Powstały sale studyjne, ułatwiające organizację hybrydowych eventów, coraz więcej firm świadczy profesjonalne usługi w tym zakresie. Nad transmisjami czuwają realizatorzy wizji, dźwięku, oświetlenia, operatorzy kamer. Wystarczy wspomnieć o ofercie #VirtualEvents Grupy MTP w Poznaniu, studiach Centrum Kongresowego ICE Kraków czy Lubelskiego Centrum Konferencyjnego. A to tylko niektóre przykłady! COVID-19 przyspieszył to, o czym mówiło się od dawna, czyli konieczność przenikania świata online i offline. Przyszedł czas, aby w zmianie spowodowanej pandemią dostrzec też jasne strony i zacząć korzystać z potencjału jaki niesie. Właśnie to dzieje się teraz w Polsce! Jako Polska Organizacja Turystyczna – Poland Convention Bureau chcemy dotrzeć z tym przekazem jak najszerzej. Współpraca ze stowarzyszeniem UIA daje nam taką szansę" – powiedziała Aneta Książek, kierownik Poland Convention Bureau.

Raport UIA 2021 – „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” zostanie opublikowany 18 listopada 2021 roku na dorocznym spotkaniu członków stowarzyszonych UIA w Pradze i będzie ogólnodostępny na stronie internetowej UIA w trzech wersjach językowych: angielskiej, francuskiej i hiszpańskiej. UIA ma nadzieję, iż wyniki ankiety wskażą również dziedziny, w których stowarzyszenia i przemysł spotkań mogą współpracować, aby na nowo zdefiniować wydarzenia i sprawić, by kongresy, spotkania, konferencje stały się sukcesem dla wszystkich - stowarzyszenia, delegatów, a w konsekwencji dla miejsca docelowego.

UIA jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od ponad 100 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju. 10 maja 2020 UIA opublikowała swój ranking destynacji spotkań tj. „61 International Meetings Statistics Report 2020” (dane za 2019), w którym Polska zanotowała wzrost w stosunku do roku poprzedniego. Swój doroczny ranking „International Meeting Statistics Report” tworzy na podstawie zgromadzonych danych o międzynarodowych spotkaniach spełniających jednocześnie 4 kryteria: trwają co najmniej 3 dni, skupiają min. 300 uczestników, uczestnicy pochodzą z min. 5 krajów, przynajmniej 40% uczestników pochodzi z zagranicy.