1 marca 2021 roku International Pharmaceutical Congress Advisory Association (IPCAA) wraz z globalnym specjalistą ds. opieki zdrowotnej, Ashfield Event Experiences opublikowały wyniki dwuczęściowego badania „Healthcare Professionals’ Experiences of Virtual Congress”. W raporcie zebrano opinie ponad 300 pracowników służby zdrowia (HCP) z całego świata na temat wirtualnych kongresów medycznych, w których uczestniczyli w okresie od marca do lipca (1 faza badania) oraz w grudniu 2020 roku (2 faza).

Postęp w nauce i zapewnienie lepszej opieki nad pacjentami to główne cele, które stawia sobie opieka zdrowotna na całym świecie. Z uwagi na pandemię Covid-19 światowe stowarzyszenia i organizacje medyczne, profesjonalni organizatorzy kongresów (PCO) oraz przemysł farmaceutyczny, musiały zareagować i dostosować sposób organizacji kongresów naukowych, które służą wymianie wiedzy i praktyki w tym sektorze. Konferencje i kongresy w szybkim tempie zaczęły się odbywać w świecie wirtualnym. Czy jednak udało się przenieść wszystkie aspekty wydarzenia stacjonarnego do świata wirtualnego? Na to pytanie, jak również wiele innych, odpowiedź znajdziemy w raporcie przygotowanym przez International Pharmaceutical Congress Advisory Association (IPCAA) wraz  z globalnym specjalistą ds. opieki zdrowotnej, Ashfield Event Experiences.

W dwustopniowym badaniu uczestniczyło 300 pracowników służby zdrowia z całego świata, reprezentujących 14 specjalizacji, którzy uprzednio wzięli udział w minimum jednym wirtualnym kongresie w terminie od września do grudnia 2020.

Celem pierwszego badania była próba ustalenia jakie części wirtualnych kongresów medycznych i branży opieki zdrowotnej zostały odebrane pozytywnie i które obszary według ankietowanych udało się przenieść ze świata realnego do środowiska wirtualnego.

Natomiast celem drugiego badania było ugruntowanie opinii i wyciągnięcie dalszych wniosków na temat najważniejszych elementów spotkań i wydarzeń wirtualnych najważniejszych z punktu widzenia pracowników służby zdrowia. Raport końcowy natomiast porównuje odpowiedzi respondentów oraz identyfikuje najskuteczniejsze metody interakcji, angażowania i edukowania HCP podczas wydarzeń w sieci.

Kluczowe wnioski z badania oceniane są przez autorów oraz środowisko medyczne jako bardzo optymistyczne. Wirtualne kongresy zostały pozytywnie przyjęte przez środowisko HCP i będą dalej organizowane celem zapewnienia szerokiego dostępu do nauki, przy czym aż 84 proc. pracowników służby zdrowia zadeklarowała, że chętnie wróci do wydarzeń na żywo. W przyszłości bardzo istotna jest możliwość posiadania wyboru sposobu udziału w kongresach, co jest szansą na duże powodzenie wydarzeń w formie hybrydowej – 55 proc. respondentów opowiedziało się za możliwością osobistego udziału, a 16 proc. preferuje format online, podkreślając iż kongresy wirtualne są skutecznym rozwiązaniem dla ograniczonych czasowo pracowników służby zdrowia, 26 proc. na równo ceni udział w kongresach z udziałem osobistym, jak i tych organizowanych online.

– „Pandemia Covid-19 była katalizatorem transformacji w wielu branżach i organizacjach, kongresy medyczne nie są tu wyjątkiem. Wypracowanie przez stowarzyszenia, PCO oraz branżę medyczną nowych rozwiązań jest kluczowe dla utrzymania wydarzeń jako priorytetowego narzędzia edukacji medycznej lekarzy. Nasze badanie wykazało, iż wybór uczestnictwa, które oznacza podejście hybrydowe, jest planem na przyszłość kongresów medycznych. Personel medyczny generalnie wolałby spotkać się twarzą w twarz.  Fizyczne przeniesienie się do centrum kongresowego pozwala im całkowicie poświęcić się edukacji medycznej i nawiązywaniu kontaktów. Jednakże możliwość wirtualnego uczestniczenia w spotkaniu stanowi skuteczne rozwiązanie dla pracowników służby zdrowia z ograniczonym czasem. Teraz biorą udział w wydarzeniach na które normalnie nie rozważaliby pójścia osobiście, eksplorują środowisko online i angażują się w więcej działań online niż kiedykolwiek wcześniej” – powiedziała Nicky Simpson współprzewodnicząca IPCAA

Zaangażowanie uczestników zawsze było ważne dla organizatorów spotkań i wydarzeń, zarówno tych organizowanych stacjonarnie, jak i tych wirtualnie. Pojawiają się zachęcające oznaki, że coraz więcej pracowników służby zdrowia korzysta z możliwości nawiązywania kontaktów online, jednak wciąż znacznej liczby pracowników służby zdrowia nie udało się przekonać do takiej formy komunikacji.

60 proc. ankietowanych przyznało, iż umiarkowanie zaangażowało się w wirtualny kongres, a 20 proc. że bardzo. To pozytywna reakcja. Główne elementy kongresu z których uczestnicy korzystali to: prezentacje – 94 proc. i spotkania z ekspertami – 56 proc., ePostery – 46 proc., stoiska handlowe – 32 proc. i networking – 37 proc.

Główne sposoby dotarcia z informacją i zaproszeniem do odwiedzenia wirtualnego stoiska podczas kongresu to indywidualne zaproszenia e-mail (55 proc.), rekomendacja znajomego (50 proc.) oraz poprzez ogólną komunikację dotyczącą kongresu (47 proc.).

Aż 74 proc. ankietowanych w 2020 roku przyznało, iż korzystało z kanałów społecznościowych kongresu, w porównaniu do 2019 roku to wzrost o 9 proc. Spośród 26 proc. osób, które nie zadeklarowały użytkowania mediów społecznościowych większość ma ponad 16 lat doświadczenia w branży HCP.

Postęp technologiczny i dostępność do wiedzy to niezaprzeczalny fakt. Nawet mając mniej czasu, HCP szukają informacji w internecie i biorą udział w większej liczbie wydarzeń online, w tym w wirtualnych targach. HCP najczęściej wyszukują informacje i biorą udział w spotkaniach wieczorem, po powrocie z pracy do domu.

Coraz częściej odnotowywane są również rekordy udziału w wirtualnych kongresach, przykładem jest tu zeszłoroczny kongres European Hematology Association Congress (EHA), który przyciągnął przed ekrany 26 tys. uczestników online, w porównaniu do 12 tys. uczestników na żywo w 2019 roku.

Niezależnie od formatu spotkań, pracownicy służby zdrowia nadal bardzo cenią kongresy medyczne jako najważniejsze narzędzie ich edukacji i kontaktu ze swoim środowiskiem. Nie zrezygnują z nich, gdyż wiedza w tym sektorze, jak i w każdym innym to okno na świat i droga do postępu.

Świadoma tych trendów i potrzeb polska branża MICE, błyskawicznie dostosowała się do nowych realiów. Polskie destynacje, działające na ich terenie obiekty konferencyjne, hotele, firmy DMC, PCO, biura convention i podwykonawcy, zaadoptowali się do zmian, wprowadzając rozwiązania pozwalające na przygotowanie nie tylko bezpiecznych, ale też zaawansowanych technicznie imprez na najwyższym poziomie. Powstały sale studyjne, ułatwiające organizację hybrydowych eventów, coraz więcej agencji świadczy profesjonalne usługi w tym zakresie. Nad transmisjami czuwają realizatorzy wizji, dźwięku, oświetlenia, operatorzy kamer. Wystarczy wspomnieć o ofercie #VirtualEvents Grupy MTP w Poznaniu, studiach: Centrum Kongresowego ICE Kraków, Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach, Lubelskiego Centrum Konferencyjnego czy świeżo otwartym kompleksowym studio konferencyjnym w Sheraton Grand Warsaw, z którego można prowadzić spotkania wirtualne i hybrydowe. A to tylko niektóre przykłady! COVID-19 przyspieszył to, o czym mówiło się od dawna, czyli konieczność przenikania świata online i offline. Przyszedł czas, aby w zmianie spowodowanej pandemią dostrzec też jasne strony i zacząć korzystać z potencjału jaki niesie. Właśnie to dzieje się teraz w Polsce!

Dobitnym przykładem rozumienia i zaangażowania w pozyskiwanie międzynarodowych spotkań i wydarzeń jest ogłoszony w marcu 2021 r. Protokół KRAKÓW NETWORK. Dokument zainspirowany „Protokołem z Kaohsiung” ICCA będący nie tylko zbiorem dobrych praktyk i rekomendacji dostosowanych do nowej rzeczywistości dotyczących takich zagadnień, jak: wspólne zarządzanie ryzykiem, innowacyjne modele biznesowe, zaangażowanie oraz wartość dla uczestników, digitalizacja i promocja wydarzeń hybrydowych, ale także wstępem do wspólnej strategii Krakowa na lata 2021-2023.

Źródła:

• Raport „Healthcare Professionals’ Experiences of Virtual Congress” (pełen raport dostępny jest po wcześniejszej rejestracji: start.ashfieldmeetings.com/)
• Protokół Kraków Network: krakownetwork.pl

Opracowała: Aneta Książek

Foto: Lubelskie Centrum Konferencyjne