UIA (Union of International Associations) jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od 115 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju. POT jest członkiem UIA od 2011 roku.

Spotkania członków UIA odbywają się głownie w Europie. Tegoroczne UIA Round Table Europe otworzył  i powitał zebranych sekretarz generalny  UIA, Jacques de Mévius oraz prezydent UIA, Cyril Ritchie, który w swoim przemówieniu poruszył kwestie dotyczące UN Summit of the Future - Szczytu Przyszłości ONZ, w tym przypomniał 56 działań mających na celu przyspieszenie postępów w realizacji celów zrównoważonego rozwoju w obszarach, takich jak pokój, bezpieczeństwo, globalne zarządzanie, klimat, współpraca cyfrowa, prawa człowieka i równość płci i podkreślił rolę międzynarodowych stowarzyszeń w aktywnej realizacji tych celów.

Tegoroczny temat przewodni “It’s up to us” kładł nacisk na odpowiedzialność zbiorową, oferując platformę do dzielenia się wyzwaniami, wymiany pomysłów i angażowania się w dyskusje z ekspertami i delegatami.  Inspirujące studia przypadków zostały udostępnione przez ekspertów, takich jak:   Alberto Mattiello, Stefano Berretti i Diye Ndiaye, obejmujące takie tematy, jak "Disruption? Future of Events?", “Storytelling of AI – The Good, the Bad, and the Ugly” ("Opowiadanie historii przez sztuczną inteligencję – dobre, złe i brzydkie")  oraz  “Associations Striving for Equal Opportunities” ("Stowarzyszenia dążące do równych szans").

Tobia Salvadori, szef Convention Bureau Italia, podzielił się kreatywnymi pomysłami na wydarzenia, w tym ceremonią otwarcia inspirowaną twórczością Botticellego. Wraz z Sarą Lucatello i Michelą Pacifici badali sposoby angażowania naukowców w przyciąganie znaczących wydarzeń.  Zespół z Florencji zaprezentował swoje podejście do współpracy na konferencjach takich jak Kongres „Low Vision".

Zrównoważony rozwój znalazł się w centrum uwagi nie tylko jako temat dyskusji, ale też i działanie.  Jako dziedzictwo (legacy) UIA Round Table Europe posadzono 300 drzew wybranych przez uczestników online za pomocą platformy Treedom. Osobiście zdecydowaliśmy się posadzić drzewo kawowe i kakaowe w Kolumbii.

Poza dyskusjami, wydarzenie było doskonałą okazją do nawiązania kontaktów z międzynarodowymi stowarzyszeniami i zaprezentowania Polski jako kraju gospodarza przyszłych konferencji.

Przypomnijmy, iż w 2023 roku wg. danych UIA z 65. Edycji raportu „International Meetings Statistics Report” Polska była gospodarzem 122 międzynarodowych spotkań stowarzyszeń, co plasuje ją na 21. miejscu na świecie. Stanowi to około 2,2% wszystkich międzynarodowych spotkań, co podkreśla znaczącą pozycję Polski jako kluczowego gracza w branży spotkań w Europie Środkowo-Wschodniej.

Rankiun UIA 2024

Swój ranking UIA tworzy na podstawie zgromadzonych danych o międzynarodowych spotkaniach spełniających jednocześnie 4 kryteria:

• trwają co najmniej 3 dni,
• skupiają min. 300 uczestników,
• uczestnicy pochodzą z min. 5 krajów,
• przynajmniej 40% uczestników pochodzi z zagranicy.

Więcej o rankingu: https://www.pot.gov.pl/pl/pcb/news/polska-w-65-international-meetings-statistics-report-wydanym-przez-uia

PCB POT partnerem badania  UIA Survey on International Association Meeting Issues

Publikacja UIA Survey on International Association Meeting Issues – 2024 kontynuuje badania nad podejściem stowarzyszeń do planowania i organizowania ich międzynarodowych wydarzeń. Do tej pory UIA przeprowadziło 11  takich badań,  po raz pierwszy badanie zostało przeprowadzone w 1985 roku, a ostatnie w 2023 roku. PCB POT wraz z Centrum Kongresowym w Montrealu było partnerem badania.

Dane z raportu

Do udziału w 12. edycji badania zaproszonych było ponad 25 tys. organizacji wymienionych w Roczniku Organizacji Międzynarodowych UIA i znanych z organizacji wszelkiego rodzaju międzynarodowych spotkań lub wydarzeń. Odpowiedzi udzieliło prawie 1000  respondentów. Każde stowarzyszenie otrzymało od UIA indywidualny login do ankiety, która zwierała 12 pytań - 8 z nich wymagało odpowiedzi wielokrotnego wyboru. Kwestionariusz był dostępny w języku angielskim, francuskim i hiszpańskim.

Za pomocą grafik i tabeli, badacze z UIA przedstawili obszary zainteresowania stowarzyszeń, koncentrując się głównie na ich działaniach związanych ze spotkaniami. Przyjrzyjmy się kilku z nim, które są kluczowe z punktu widzenia współpracy stowarzyszenia z miejscem docelowym.

Zaczniemy od aspektów technologicznych:

• 61 proc. ankietowanych deklaruje, że spodziewa się, że w przyszłości aspekty online/hybrydowe pozostaną częścią ich działań podczas ważnych wydarzeń (nie tylko posiedzeń zarządu lub komitetu), 31 proc. nie bierze pod uwagę takiej formy spotkań.
• Prawie połowa respondentów nie miała problemu z przeprowadzeniem spotkań w formie online lub hybrydowej, 18 proc. wykazało problemy z szybkością internetowego transferu a 16 proc. wskazało, że miało trudności w znalezieniu odpowiedniej platformy/usługi.
• 59 proc. deklaruje, że ich organizacja korzysta z rozwiązań AI, które usprawniają proces rejestracji czy analizy trendów
• 41 proc prognozuje brak zmian przychodów z organizacji wydarzeń własnych w stosunku do roku 2023, a 13 proc. wzrost do 25 procent, a 7 proc. spadek na poziomie 25-50 proc.

W pytaniu o liczbę delegatów (z wyłączeniem osób towarzyszących i personelu) uczestniczących w największym międzynarodowym spotkaniu organizowanym przez ankietowane  stowarzyszenie zwraca uwagę aż 6 proc. wzrost organizacji wydarzeń małych - od 50 osób oraz 3 proc. wzrost wydarzeń na 2501-5000 delegatów.

Poprawiły się doświadczenia stowarzyszeń ze współpracy z Convention Bureaux w ostatnich 5 latach.

• 2 punkty procentowe poprawiła się znajomość darmowych usług oferowanych przez CVB (z 36 proc. do 34 proc. w 2024),
• więcej stowarzyszeń w ciągu ostatnich 5 lat konsultowało swoje spotkania z CVB (z 11 proc. na 14 proc w 2024),
• 7 proc. deklaruje, iż prawdopodobnie w najbliższej przyszłości skonsultują się z CVB,
• tylko 3 proc. otrzymało pomoc w przygotowania budżetu swojego spotkania, z kolei o 2 proc. wzrosła pomoc CVB w przygotowaniu oferty (bid),
• 11 otrzymało pomoc w znalezieniu dostawców lub miejsca na swoje spotkanie (spotkania),
• 7 proc. stowarzyszeń przyznało się, iż otrzymało pomoc finansową od CVB na swoje spotkanie (wzrost o 1 proc. w stosunku do roku 2023), a 1 proc. Convention bureaux udzieliły wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych.

Respondenci w swoich odpowiedziach wskazali kilka głównych obszarów wparcia (merytoryczne, finansowe i promocyjne) jakiego oczekują od miejskich, regionalnych czy krajowych Convention Bureaux.

• 16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca na spotkanie,
• 16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu zakwaterowania (udzielanie wskazówek/doradztw przy wyborze hotelu),
• 15 proc. oczekuje pomocy w uzyskaniu dotacji od miasta-gospodarza,
• 7 proc. oczekuje na wsparcie techniczne dla spotkań wirtualnych/hybrydowych (o 3 proc. mniej aniżeli w 2023),
• 13 proc. oczekuje pomocy finansowej (o 2 proc. więcej aniżeli w 2023)
• 10 proc. oczekuje pomocy w planowaniu i organizacji inspekcji na miejscu (o 1 proc. mniej niż w 2023),
• 11 proc. oczekuje pomocy w promocji i znalezienia potencjalnych uczestników ( o 2 proc. więcej niż w 2023),
• 3 proc. oczekuje sugestii w sprawie możliwych pomysłów na tzw. legacy/dziedzictwo, które dane wydarzenie pozostawia po sobie w miejscu realizacji

Wzrasta rola Convention bureaux w przygotowaniu oferty a stowarzyszenia coraz bardziej są zainteresowane odbywaniem konsultacji z reprezentantami destynacji, ubiegania się o wparcie materialne dla swojego wydarzenia, jak również poszukują najlepszego sposobu na pozostawienie w miejscu realizacji dobrego śladu - dziedzictwa (legacy).

Zdobywanie konferencji i kongresów nigdy nie było łatwe, a w nowej rzeczywistości stało się jeszcze trudniejsze. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy, aby stowarzyszenia lokowały więcej swoich spotkań w naszych destynacjach, to powinniśmy zwiększyć naszą aktywność promocyjną i docierać z podstawową informacją do członków stowarzyszeń, Ambasadorów Kongresów oraz decydentów, a także inspirować lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności. Współpraca krajowa i międzynarodowa m.in. poprzez nasz udział w 18. edycji UIA Round Table Europe we Florencji oraz niedawne posiedzenie Kapituły Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, gdzie zostało wybranych 21 nowych laureatów to najlepszy przykład aktywności, które przybliżają nas do środowiska naukowo-biznesowego i są okazją do podkreślenia atutów Polski – podsumowała Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau, POT.

Dokument do pobrania:

UIA Survey on International Association Meeting Issues | Union of International Associations

Przygotowała: Aneta Książek; Fot. A. Książek