Klub Sosnowy w Warszawie stał się areną tego niezwykłego spotkania. Głównym celem wydarzenia było skupienie uwagi agencji członkowskich, korporacji oraz firm, które wykorzystują lub planują wprowadzenie incentive travel w swoje strategie marketingowe. Nie zapomniano również o zaproszeniach dla mediów, przedstawicieli organizacji rządowych i pozarządowych, aby rozpropagować tę innowacyjną formę podróży służbowych.

W trakcie wydarzenia w Warszawie, ważną rolę odegrali również partnerzy, w tym kontrahenci, którzy włączyli się w tę inicjatywę. Cieszyło szczególnie udane partnerstwo z Polskim Stowarzyszeniem Menedżerów Logistyki, które pozwoliło na szerokie dotarcie do ich członków i przeprowadzenie skutecznej kampanii informacyjnej. Incentive Day jest nową propozycją SOIT, ale częściowo nawiązuje do organizowanych przed pandemią Columbus Day w latach 2015-2019.

Początek

Wydarzenie rozpoczęto o godzinie 10:00 Konferencją pod nazwą „Dobre Praktyki i Innowacje w Turystyce Incentive Travel - nowy początek”. składającą się z 3 ciekawych paneli tematycznych. Uczestników powitali i wprowadzili w program konferencji: Olga Krzemińska-Zasadzka i Łukasz Adamowicz  prezes i vice prezes zarządu SOIT.

W panelu 1 zaprezentowano wyniki nowatorskiej metody badania branży incentive travel „Barometr SOIT” za lata 2020-2022 i przedstawiono prognozę na rok 2023. Szczegółowe dane z trzech ostatnich lat, pokazujące wartość rynku oraz jego strukturę zostały zebrane od wszystkich agencji incentive travel (23 agencji) zrzeszonych w SOIT, zagregowane przez Agencję Badania Rynku ABR.

W drugiej części panelu Dyrektor CMRT Edyta Dróżdż (Brykała) oraz wiceprezes SOIT, członek Rady CMRT Łukasz Adamowicz zaprezentowali misję i wizję Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego, organizacji, która powstała przy współpracy RPSiW Tugether, Polskiej Izby Turystyki, Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego i SOIT dla profesjonalizacji branży i upowszechniania dobrych praktyk na rynku usług turystycznych oraz wspierania władz publicznych w dążeniu do eliminowania niezgodnych z prawem praktyk. Więcej o CMRT.

Panel 2

Panel 2, dyskusyjny, do którego moderatorki. członkinie SOIT: Grażyna Woźniczka z Polka Travel oraz Grażyna Łukaszyk z NuHorizons zaprosiły: Panie Agnieszkę Majkowską z firmy PRU oraz Ewę Cabaj z Allianz, reprezentujące klientów korporacyjnych branży incentive travel, Pana J.J. Singha prezesa Weco Travel oraz Zrzeszenia Agentów IATA i zrazem członka SOIT jako eksperta od rynku przewozów lotniczych, Pana Andrzeja Hulewicza, prezesa Mazurkas Travel, członka SOIT i Panią Małgorzatę Panawa z hotelu Warsaw Marriott jako głos z branży hotelarskiej. Przedmiotem rozmowy była analiza sytuacji na rynku po okresie pandemii w zestawieniu z dobrymi praktykami stosowanymi na rynku incentive travel. W dyskusji wybrzmiały wszystkie problemy występujące we współpracy na linii klient-agencja-kontrahent.

Dyskutowano na temat zbyt niskich budżetów w dobie rosnących cen za przeloty i hotele, kłopotów z rezerwacją biletów lotniczych dla grup, powielania rezerwacji przez kilka agencji stających do tego samego przetargu, kłopoty z rezerwacją hoteli dla grup i pociągające to wszystko za sobą krótkie terminy ważności sporządzanych ofert. Strona korporacyjna na prośbę moderatorek opisała specyfikę procesów  przebiegających po swojej stronie. Dzięki dyskusji sformułowano wnioski o konieczności wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań edukacyjno-informacyjnych dla klientów branży. SOIT opracuje materiał dedykowany dla osób decyzyjnych w korporacjach.

Panel 3

Panel 3 rozpoczął się  wykładem wprowadzającym do szerokiego zagadnienia jakim jest ESG (środowisko naturalne, społeczeństwo i ład korporacyjny) Prezentację poprowadziła Pani Joanna Bańkowska, ekspert z firmy IGK Technology. Po wykładzie odbył się panel dyskusyjny, który moderowała Olga Krzemińska-Zasadzka, prezes Agencji Power, prezes SOIT.

W panelu udział wzięli: Joanna Bańkowska (IKG Technology), Grażyna Woźniczka (Polka Travel), JJ Sigh (Weco Travel), Wiesław Migut, prezes Klubu Sosnowego oraz Grzegorz Chełmecki z firmy Product BBF, autora aplikacji Incentiveapp. Rozmawiano o działaniach jakie musi podjąć branża incentive aby w łańcuchu dostaw oferować usługi zgodnie z aktami prawnymi stanowiącymi o ESG. Każdy z panelistów przedstawił prowadzone przez swoją firmę działania na rzecz redukcji śladu węglowego, z poszanowaniem środowiska i z odpowiedzialnością społeczną.

Wieczorem uroczysta Gala Incentive Day pod hasłem „Z nami lato cały rok”

W pierwszej, oficjalnej części gali zostały przedstawione działania SOIT w ciągu ostatnich 3 lat w postaci filmów i prezentacji. Podsumowano prelekcje i dyskusje, które miały miejsce w czasie  porannej konferencji. Po raz pierwszy SOIT przyznał wyróżnienia w postaci Statuetek – Barometrów SOIT. Wręczono sześć statuetek za wkład w rozwój turystyki motywacyjnej w latach 2020-2022. 

W drugiej części Gali „Z nami lato cały rok” odbyła się licytacja pamiątek podróżniczych ofiarowanych przez członków Stowarzyszenia. Dochód z aukcji w wysokości 50100 zł umożliwi realizację celów statutowych Fundacji Joanny Radziwiłł „Opiekuńcze Skrzydła”. Pieniądze zostaną wykorzystane na wakacje 28 dzieci i młodzieży z Kamionki i Milanówka w wieku 6-14 lat, a także zasilą budowę nowego domu dla dzieci, podopiecznych fundacji w Kamionce.

Goście mieli także czas na spotkania i rozmowy networkingowe. Po kolacji, wystąpił dla uczestników energetyczny zespół coverowy „Drugi tydzień” i świetną interpretacją znanych i lubianych utworów poderwał uczestników gali do wspólnych tańców na parkiecie.

ESG na wydarzeniu

Organizatorzy dołożyli starań, aby wydarzenie odbyło się w duchu poszanowania zasad ESG. W celu minimalizacji śladu węglowego zrezygnowano z plastikowych identyfikatorów konferencyjnych oraz przekazywania uczestnikom drukowanych materiałów informacyjnych. Udostępniono je w formie elektronicznej poprzez zastosowanie kodów QR. Miejsce, które zostało wybrane na wydarzenie, Restauracja i hotel Klub Sosnowy, korzysta w dużej mierze z energii odnawialnej (panele słoneczne i pompy ciepła) a do dekoracji wykorzystano rośliny doniczkowe. Licytacja pamiątek podróżniczych ofiarowanych przez członków Stowarzyszenia i przekazanie dochodu z aukcji na cele charytatywne to już wieloletnia tradycja SOIT będąca przejawem społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

Wydarzenie jako zadanie publiczne pn. „Incentive Day 2023 – innowacje dla rozwoju turystyki Incentive Travel” uzyskało dofinansowanie ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki zgodnie z zawartą umową nr 2023/0063/2260/UDOT/DT/BP z dnia 14.06.2023 r.

Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) to organizacja zrzeszająca profesjonalistów branży incentive travel. Od 2009 roku działa na rzecz profesjonalizacji i edukacji branży oraz wyznacza najwyższe standardy organizacji podróży incentive travel. SOIT zrzesza aktualnie 29 członków zwyczajnych reprezentujących 23 profesjonalne agencje incentive travel. SOIT jest członkiem organizacji Pracodawcy RP, członkiem Rady Turystyki i Czasu Wolnego przy Rzeczniku MŚP, członkiem-założycielem Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń „Tugether”, członkiem-założycielem Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego CMRT oraz Partnerem Dialogu Branżowego Reklamodawca – Agencja oraz współautorem rozdziału Białej Księgi Komunikacji Marketingowej poświęconego przetargom na usługi incentive travel. SOIT prowadzi działania CSR. Stowarzyszenie raz do roku organizuje święto incentive travel ( przed pandemią o nazwie Columbus Day, obecnie Incentive Day) podczas którego przeprowadzana jest aukcja pamiątek podróżniczych, a zebrane fundusze przekazywane są na cele charytatywne.