Zakończyły się targi IBTM World, po raz pierwszy w tym roku zorganizowane tylko w przestrzeni wirtualnej. Polska Organizacja Turystyczna jak co roku była organizatorem Polskiego Stoiska Narodowego. Według danych przekazanych przez organizatora, Polska była trzecim najchętniej odwiedzanym online krajem podczas targów!

• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

Na Polskim Stoisku Narodowym (F118) zaprezentowało się 16 podmiotów reprezentujących: convention bureaux, profesjonalnych organizatorów kongresów (PCO), profesjonalnych organizatorów podróży motywacyjnych (DMC) i obiekty kongresowe, których przedstawiciele przez 3 dni trwania targów (8-10 grudnia 2020) odbyli w sumie ponad 260 spotkań online. 

Oficjalne dane przekazane przez organizatorów dotyczą blisko 13 tysięcy spotkań odbytych na platformie, a wyemitowany przez telewizję IBTM materiał informacyjny i edukacyjny trwał ponad 1400 godzin. Wszystkie sesje tematyczne dostępne będą online dla zarejestrowanych jeszcze przez dwa tygodnie od zakończenia targów. Przyszłoroczną edycję targów zaplanowano od 30 listopada do 2 grudnia 2021 w Barcelonie – z nadzieją spotkania się na żywo.

Wirtualne stoisko składało się z indywidualnych profili przedstawiających każdego podwystawcę poprzez: grafikę (w tym logo firmy i zdjęcia reprezentantów), opis, video, prezentację oferowanych produktów z możliwością bezpośredniego przejścia na dedykowaną stronę internetową oraz pakiet marketingowy do pobrania. Profil główny Poland Convention Bureau POT uzupełniony został grafikami miast autorstwa Tytusa Brzozowskiego, wśród produktów zaprezentowane zostały: Poland Online Site Inspection, Bezpieczny Obiekt MICE, Raport Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce, dedykowana targom IBTM edycja magazynu THINK MICE oraz rozkład połączeń lotniczych PLL LOT na najbliższy sezon zimowy. W ramach stoiska narodowego z poziomu profilu każdego podwystawcy można było przejść do kolejnego. Jeden reprezentant firmy pełnił funkcję gospodarza wirtualnego stoiska. W jego kompetencjach pozostawało zarządzanie kalendarzem spotkań oraz możliwość dołączenia innych współpracowników do spotkania. Dodatkowo dostępna też była funkcja drop in, umożliwiająca hosted buyers konwersację poza kalendarzem spotkań.

- Po zakończeniu targów przeprowadziliśmy ewaluacje wśród naszych wystawców. Znakomita większość oceniła targi pozytywnie podkreślając, iż każda forma spotkania (wirtualna bądź stacjonarna) dająca możliwość prezentacji swojej oferty to promocja i szansa na pozyskanie wydarzeń do Polski. Ponad 260 odbytych spotkań na wirtualnych targach to bardzo dobrze rokujący wynik, choć oczywiście w wielu przypadkach było też czuć niedosyt, iż nie wszystkie wysłane zaproszenia zostały przyjęte przez Hosted Buyers. Nie zapominajmy jednak, iż tak zdarza się również na targach stacjonarnych. Gdzieniegdzie pojawiały się również problemy techniczne związane z jakością połączeń, za to zdecydowanie bardzo dobrze została oceniona opieka consierge targów, która pilnowała punktualności zarówno klientów, jak i wystawców. Reasumując: zbiorczy głos naszej branży upewnia nas, iż inwestycja w to narzędzie (zarówno finansowa, jak logistyczno-merytoryczna) była opłacalna i dała szanse na potwierdzenie naszej gotowości na pracę w nowej rzeczywistości – podsumowała Aneta Książek, Kierownik Poland Convention Bureau POT.

Poniżej dzielimy się kilkoma wypowiedziami z punktu widzenia przedstawicieli miast, organizatorów i obiektów. Ocenie poddana została forma targów, a także proces przygotowania i przeprowadzenia spotkań. Wypowiedzi prezentujemy w kolejności alfabetycznej:

• Convention Bureau – Wrocław

- Udział w takiej formie targów był dla nas nowością i ciekawym doświadczeniem. Czas przygotowań do targów był wystarczający, jednak nie udało nam się pozyskać wszystkich rozmówców do których zostały skierowane zaproszenia. Nie mniej jednak, przy wsparciu organizatorów IBTM, z częścią tych osób został ustalony dalszy kontakt po zakończeniu targów. W skali od 1 do 10 targi oceniamy na 9: plusem była sprawna obsługa tzw. Concierge Team oraz możliwość zostawiania przez odwiedzających swoich wirtualnych wizytówek. Tęsknimy jednak za klasyczną formą spotkań „face to face” – powiedziała Agnieszka Szymerowska, Prezes Convention Bureau-Wrocław

• ICE Kraków Congress Centre

- System działał bardzo dobrze, nie było żadnych problemów technicznych. Miałam dwie przerwy w rozmowach, ale wynikało to z jakości połączenia rozmówcy. Plus: dobrze dobrane spotkania, minusy: zapisanie się na część merytoryczną automatycznie blokowało kalendarz, większość zaproszeń była „przetrzymywana” i blokowała możliwość wysyłki kolejnych (buyersi powinni odrzucać niechciane spotkania, a nie je ignorować). W sumie zespół ICE Kraków odbył 20 spotkań z czego 5 w formule „drop in" – krótko podsumowuje Anna Fryc, Dział Sprzedaży i Marketingu ICE Kraków

• Jan-Pol DMC Poland

- Odbyliśmy ponad 20 spotkań, z czego wszystkie były wcześniej umówione. Niestety spotkań ad-hoc było zdecydowanie za mało. System umawiania spotkań był dobrze opracowany i zdał egzamin. Zdecydowanie targi uważam ze udane, choć nie zastąpią one realnych spotkań z partnerami. Spotkania zaplanowane wcześniej były merytorycznie bardzo udane. Podczas rozmów dało się odczuć dużo optymizmu, co na pewno idealnie zgrało się w czasie z pierwszymi szczepieniami w Wielkiej Brytanii. Niestety podczas wielu spotkań pojawiły się problemy techniczne. Klienci nie słyszeli nas, lub my nie słyszeliśmy klientów i musieliśmy się łączyć na innej platformie - Monika Bączek-Bochenek, Department Manager, Partner, Jan Pol DMC Poland

• Kraków Convention Bureau

- Targi były bardzo dobrze zorganizowane. Panel rejestracji ruszył z dużym wyprzedzeniem, na profil wystawcy można było załadować różnorodne materiały promocyjne. Wysyłka zaproszeń był intuicyjna, łatwo ją było ponowić. Z umówionych spotkań udało się zrealizować wszystkie, nie było spotkań niezaplanowanych, zaś w standardowej formule zawsze kilku hosted buyers podeszło do naszego stolika zadać kilka pytań i wymienić się wizytówkami. 
Z perspektywy convention bureuax pozytywnie zaskoczył fakt, że tak dużo rozmów udało się umówić z przedstawicielami stowarzyszeń – niemal 50% spotkań. Co ważne 5 spotkań dotyczyło rynku amerykańskiego. Jedna z rozmówczyń była zainteresowana ofertą turystyki medycznej, której profesjonalizacja jest dla Krakowa jednym z priorytetów. Podsumowując, spotkania miały dużą wartość merytoryczną, technicznie platforma była profesjonalnie przygotowana, help desk reagował od razu. Rozmówcy byli zaangażowani, a materiały dotyczące miasta i obiektów konferencyjnych odbierali bardzo pozytywnie. Z punktu widzenia pracodawcy, targi online nie są tak kosztowne i angażujące – nie ma wydatków związanych z delegacją, nie trzeba poświęcać dodatkowych dni na podróż, jednak zdajemy sobie sprawę, że spotkania face to face, wymiana doświadczeń oraz kontakt z branżą, które wiążą się z wydarzeniami typu IBTM World są nieocenioną wartością – podsumowuje, Monika Popiołek z Krakow Convention Bureau

• Lubelskie Convention Bureau/ Lubelskie Centrum Konferencyjne

- Tegoroczna formuła targów IBTM World Virtual różniła się od dotychczasowej - stacjonarnej, przez co wymagała trochę innego przygotowania się do spotkań. Lubelskie Convention Bureau postarało się jak najlepiej wykorzystać dostępne narzędzia przygotowane przez IBTM dla wystawców do stworzenia swojej oferty targowej. Świadczy o tym chociażby liczba rozmów przeprowadzonych przez LCB, która była zdecydowanie najwyższa porównując ją z latami ubiegłymi oraz liczba spotkań zainicjowanych przez stronę hosted buyersów. Jakość rozmów nie odbiegała znacząco od poziomu spotkań B2B, które miały miejsce rok, czy dwa lata temu. Oczywiście rozmowy wirtualne nigdy nie zastąpią tych twarzą w twarz, gdzie tak naprawdę nawiązujemy i budujemy relacje z klientami. W formule wirtualnej jest jednak ta bariera „ekranu”. Niemniej jednak rozmowy były obiecujące i mamy nadzieję, że zakończą się sukcesem, tj. realizacją. Myślę, że w przypadku, gdy organizacja i / lub udział w stacjonarnych, B2B targach byłby niemożliwy, LCB na pewno wzięłoby udział ponownie w targach w formie wirtualnej. Przydałoby się tylko kilka awaryjnych rozwiązań, np. stworzenie lub udostępnienie równoległej platformy online do prowadzenia rozmów (niektórzy hosted buyers’i mieli problemy techniczne, których rozwiązanie zajmowało połowę czasu przeznczonego na spotkanie), czy weryfikacja znajomości języka angielskiego, na poziomie rejestracji lub umawiania spotkań. Jeśli miałabym ocenić tegoroczne targi IBTM, to zdecydowanie pozytywnie. – powiedziała Joanna Dera, Lubelskie Convention Bureau

• Mazurkas DMC Poland

- Wirtualną edycję targów IBTM World możemy zaliczyć do bardzo udanych. Odbyliśmy wiele ciekawych rozmów, które dają ogromną nadzieję na przyszłość. Widać było ogromny „głód” imprez targowych i pomimo tego, iż każdy z pewnością jest zmęczony spotkaniami online, ciekawość, co się dzieje u partnerów wzięła górę. Każdy z buyersów zjawiał się punktualnie i w pełni byliśmy w stanie wypełnić przydzielony na to spotkanie slot czasowy.  Najważniejszą kwestią było to, że nie były to przypadkowe spotkania. Klienci, którzy mieli już pełen kalendarz z chęcią dzielili się swoimi kontaktami, aby przenieść rozmowy na inne kanały komunikacji. Nie możemy za bardzo mówić o konkretnych zapytaniach, bo to zdecydowanie za wcześnie na nie. Jednakże te spotkania były bardzo interesujące oraz inspirujące, bo udało nam się omówić nowe trendy, które będą widoczne w niedalekiej przyszłości, jak tylko będzie można wrócić do podróżowania. Pozytywnie także oceniamy kwestie logistyczne / techniczne tego przedsięwzięcia. Organizatorzy byli dostępni cały czas i natychmiastowo odpowiadali na wszelkie pytania. Jedyną wątpliwością dla nas była kwestia spotkań ad hoc, z której nie skorzystaliśmy ze względu na wypełniony grafik a przy podjętej próbie – nie było w ogóle dostępnych buyersów, którzy sami z siebie chcieli podjąć takie spotkanie poza tymi, które były już zaaranżowane - podsumowała Marta Kicler, Business Development Director

• PolandPops Meetings & Incentives

- Generalnie uważam tę imprezę za bardzo udaną. Nie spotkałam żadnych tzw. przypadkowych osób, tak jak to często miło miejsce podczas targów w tzw. realu. Na pewno na przyszłość można by się przygotować jeszcze lepiej wiedząc już teraz dokładnie jak to wygląda. Chciałam podziękować POT za tę inicjatywę i danie nam szansy na zdobywanie klientów w tak trudnym dla nas czasie. To była realna pomoc dla nas, bo mogliśmy zawalczyć o nasz własny biznes, ale także pokazać się na tzw. arenie międzynarodowej, że jako Polska jesteśmy i działamy prężnie! Miejmy nadzieję, że wszystko wróci do normy już niebawem. Tego sobie życzmy – powiedziała Dorota Goetzen, Managing Director / Founder, PolandPops Meetings & Incentives

• Poznań Convention Bureau

- Tegoroczne targi IBTM w formule wirtualnej były nowym i dobrym doświadczeniem. Na tegorocznych targach odbyliśmy kilka spotkań z kalendarza oraz tylko dwa spotkania ad hoc. Spotkania odrzucone z powodu wypełnienia kalendarza udało się przenieść na linkedin a nawet na kolejny tydzień poza targi. Spotkania w trybie ad hoc tak jak to często bywa miały formułę sprzedażową, jednak mimo to były bardzo ciekawe i być może zaowocują skorzystaniem z zaprezentowanych tam narzędzi. Odbyte spotkania umówione wcześniej w kalendarzu odbieramy bardzo pozytywnie, widząc w nich potencjał na kolejną współpracę w przyszłości przy organizacji wydarzeń w Poznaniu. Minusem było rozdzielenie systemu targów na dwie części: jedną z profilem wystawcy i drugą z kalendarzem i do wysyłania zaproszeń - to było niejasne i spowodowało opóźnienie w zapraszaniu na stoisko. Mieliśmy też problemy z dołączaniem do systemu kolejnych członków zespołu, nie zawsze wszyscy mogli się zalogować, nie wszystkie maile dochodziły. Sam system kalendarza jak i spotkań online działał bardzo sprawnie i bez zarzutu. – podsumował Aleksander Rudawski, Poznań Convention Bureau, PLOT

• Trip Group

- Nie da się zastąpić osobistych spotkań tymi on-line. Jednakże ta forma daje nowe, inne możliwości. Czy lepsze do dopiero się okaże, bo na efekty spotkań on-line trzeba będzie trochę poczekać. Dużym plusem tej formy wg mnie jest to, że podczas spotkania nie ma elementów rozpraszający, mam na myśli szum, który towarzyszy spotkaniom na targach. Minusem to, że nie podpieramy się od razu materiałami podczas rozmów, a niewiele osób ma czas aby zajrzeć na profil wystawcy aby przygotować się na spotkanie. Od strony technicznej świetne są „przypominacze” od organizatora logistycznego. Również możliwość wysłuchania w dogodnym czasie wykładów, spotkań ekspertów i ludzi branży jest pozytywem tej formy. Minusem tej formy jest to, poza oczywistym brakiem spotkania face to face, jest to że łącząc się z wielu stref czasowych spotkania odbywają się o przeróżnych porach dnia, co w tradycyjnym wydaniu nie ma miejsca. – powiedziała Wioletta Kadziszewska, Event manager, Trip Group

• Travel Projekt DMC

- Jeśli chodzi o targi IBTM World Virtual to z pewnością było to dla nas kolejne ciekawe doświadczenie, a formuła wirtualnych spotkań w naszym przypadku sprawdziła się. Proces przygotowawczy wraz z narzędziem do kierowania zaproszeń oceniamy bardzo pozytywnie, a dzięki niemu udało nam się umówić 24 spotkania, z których tylko 2 nie odbyły się, ale były w pełni usprawiedliwione. Nie braliśmy niestety udziału ani w spotkaniach ad-hoc, ani w części merytorycznej. Jakość spotkań oceniamy bardzo dobrze, a nasi rozmówcy byli bardzo zainteresowani Polską jako destynacją dla swoich przyszłych projektów, w związku z jej bliskością, poczuciem bezpieczeństwa oraz doskonałą infrastrukturą i możliwościami programowymi. Ze względu na istniejącą sytuację pandemiczną, wielu klientów, którzy dotychczas w ogóle nie posiadali Polski w swoim portfolio, w tej chwili planują włączyć ją do swojej oferty. Jeśli za rok, nadal byłaby potrzeba zorganizowania targów IBTM w formule online, wzięlibyśmy oczywiście w nich udział, ale niestety w naszej opinii nie zastąpi to do końca spotkań face-to-face oraz bezcennego networkingu - powiedziała Joanna Montenarh, Managing Partner, Travel Projekt DMC Poland

• Warsaw Convention Bureau

- Wirtualne targi IBTM za nami. W naszej ocenie były one ostatecznie niezbyt udane. Mało kupujących (737 popołudniu 10.12.2020 w systemie), niedokładne instrukcje dotyczące obsługi systemu rezerwacji spotkań, wszystko to składa się na niekorzystny obraz. Sytuację pogarszała jeszcze potrzeba dzielenia przez nas wirtualnego stolika, na którą system nie był przygotowany. Nie mieliśmy też możliwości inicjowania spotkań drop-in, na koniec targów liczba ani jakość spotkań nie była przez to zadowalająca. Sama forma wydarzenia jest w naszym odczuciu możliwa do powtórzenia, to nie ona była „winowajcą”. Wszyscy kupujący powtarzali zgodnie, że sytuacja związana z pandemią COVID-19 skutecznie blokuje wszelkie procesy decyzyjne klientów końcowych. W niepewnym świecie, w obliczu potencjalnej przymusowej kwarantanny i przede wszystkim ryzyka dla zdrowia uczestników, trudno mówić o realizacji eventów. Jesteśmy za to bardzo zadowoleni z poziomu obsługi concierge wydarzenia. Organizatorzy precyzyjnie czuwali nad przebiegiem i punktualnością spotkań, w razie potrzeby pospieszając uczestników oraz przypominając smsami i mailami o zbliżających się spotkaniach. Czekamy na wiadomości o kolejnych wydarzeniach branżowych i formie ich realizacji mając nadzieję na możliwie szybką poprawę sytuacji na świecie – podsumował Marek Skowerski z Warsaw Convention Bureau WOT

Mając na celu wsparcie branży spotkań w odbudowaniu popytu na spotkania i wydarzenia organizowane w Polsce, Polska Organizacja Turystyczna przygotowała dla wystawców specjalną ofertę udziału w wirtualnym Polskim Stoisku Narodowym na IBTM World Virtual. Niezależnie od formuły POT planuje przygotowanie podobnych ofert targowych w 2021.

Czytaj również: Polska branża na IBTM World Virtual