Polska Organizacja Turystyczna w trosce o zachowanie ciągłości turystyki przyjazdowej z Rosji, Białorusi oraz Ukrainy, po zmianach przy występowaniu o polską wizę, na wniosek przedstawicieli branży turystycznej współpracującej z rynkiem białoruskim, podjęła interwencję w tej sprawie w MSZ.

21 kwietnia 2016 r. w Brześciu odbyło się spotkanie przedstawiciela POT oraz delegacji przedsiębiorców (głównie z Podlasia) współpracujących z rynkiem białoruskim. Wzięli w nim udział konsulowe z Brześcia, Grodna i Mińska, przedstawiciel MSZ oraz przedstawiciele biura podróży JUNIOR, Przedsiębiorstwa Turystycznego SZOT oraz biura podróży Bial-Tur.

Obecnie wniosek o wizę można składać tylko osobiście. Pojawia się, więc inny niż dotychczas zakres działania branży białoruskiej w tej kwestii. Przedstawiciel MSZ przekonywał do współpracy, w której dominujące byłoby nawiązanie kontaktów z instytucjami, czy związkami zawodowymi, które mogłyby stać się potencjalnymi uczestnikami zorganizowanych wyjazdów do Polski. Zachęcał też do edukowania białoruskiej branży w sprawie indywidualnej obsługi klientów biur podróży. W propozycji tej zawierał się pomysł na całkowite obsługę klientów – także w zakresie wypełniania i składania dokumentacji potrzebnej do uzyskania wizy.

Próg liczby obsługiwanych klientów w Grodnie i Brześciu zostanie utrzymany w zaproponowanej wcześniej wielkości, jako zdaniem wszystkich zainteresowanych, wystarczający. Jeśli zaś chodzi o  Mińsk będzie zwiększany przez MSZ, jeśli zajdzie taka potrzeba, po przeanalizowaniu sytuacji i ewentualnych wystąpieniach branży. MSZ zapowiedziało także, że wyda rekomendacje do punktów wizowych (Punkty pośrednictwa wizowego – PPW) jeśli takie będą zgłoszone przez białoruskie firmy turystyczne.

Zaproponowano zakres ułatwień dla białoruskich firm odnosząc się do większego zaangażowania biur w obsługę swoich klientów. Ten motyw dominował w rozmowie. Poinformowano o dostępnych limitach dla biur podróży (miejsc w punktach wizowych). Stanowią one ok. 15 % w Grodnie i Brześciu oraz ok. 20% w Mińsku. Te ilości wydają się wystarczające w dwóch pierwszych miejscach. Delegacja z Polski zabiegała o zwiększenie limitów w Mińsku. Według zapewnień konsuli będzie to na bieżąco monitorowane przez MSZ.

Zachęcano do większego wykorzystywania przez białoruskie firmy usługi one-line i call center.

Ponadto MSZ zaproponowało:

- organizację spotkań z biurami białoruskimi podczas, którego zostaną poinformowani o zasadach współpracy biur z PPW na które mają zostać zaproszeni dodatkowo przedstawiciele POT oraz branży turystycznej.

Biura białoruskie muszą wyjść z inicjatywą obsługi grup w kooperacji z firmami, instytucjami i wtedy takie grupy będą priorytetem w obsłudze w PPW.

- Nie będzie zgody na składanie wniosków przez biuro podróży w imieniu klienta, ale w imieniu klienta będzie można zawizowane paszporty odbierać.

- zostały wprowadzone nowe zasady obsługi dzieci do lat 13, które nie muszą skladać odcisków palców, a młodzież w wieku od 13 do 18 lat która złożyła wnioski biometryczne nie musi już pojawiać się osobiście w PPW.

- będą rozważane wizy długoterminowe w sytuacji kiedy w ostatnich 3 latach osoba miała już wizę bądź dwie i prawidłowo je wykorzystała to może w kolejnym wniosku wystąpić o wizę długoterminową.. Stworzony w ten sposób zostałby kontyngent stałych turystów.

- w ślad za wyżej wymienionymi ustaleniami konsulaty poinformują o datach spotkań z biurami turystycznymi.

Najbliższe spotkanie planowane jest na 18 maja 2016 r. w Mińsku oraz 19 maja w Brześciu