Zadania jednostek organizacyjnych systemu „it”

Polska Organizacja Turystyczna

POT – jako krajowy administrator systemu informacji turystycznej zapewnia funkcjonowanie i rozwijanie tego systemu. Do zadań POT należy m.in.:

• Określanie kierunków i przygotowywanie programów działania systemu informacji turystycznej;
• Monitorowanie systemu „it” i doskonalenie jego pracy;
• Określanie kryteriów standaryzacji wyposażenia i wystroju placówek „it”;
• Określanie standardów informacji, takich jak:
  • zakres informacji
  • tryb gromadzenia, przetwarzania, selekcji, weryfikowania, udostępniania informacji
  • standardy dotyczące zapisów baz danych
• Przetwarzanie i klasyfikacja otrzymywanych informacji;
• Dostarczanie informacji ośrodkom zagranicznym POT i placówkom zagranicznym współdziałającym w zakresie promocji turystyki;
• Dostarczanie informacji touroperatorom i mediom;
• Udostępnianie informacji polskim organizatorom turystyki krajowej i przyjazdowej;
• Prowadzenie internetowego serwisu informacji turystycznej i promocji Polski

W szczególności do zadań Polskiej Organizacji Turystycznej należy:

1. Opracowywanie wieloletnich programów promocji turystyki obejmujących także zadania z zakresu informacji turystycznej.
2. Koordynowanie ogólnopolskiego systemu informacji turystycznej.

   Z uwagi na funkcjonowanie różnych form organizacyjnych „it” istnieje potrzeba koordynowania wielu przedsięwzięć, określenia niezbędnych standardów, wymiany doświadczeń i informacji, szkoleń itd.

3. Prowadzenie i upowszechnianie ogólnopolskiego rejestru centrów i punktów „it”.
4. Opracowywanie programów szkoleń „it” oraz kształcenie kadr kierowniczych informacji turystycznej.

   Program szkoleń informatorów powinien mieć charakter ramowy i uwzględniać zagadnienia wynikające ze specyfiki regionów, w których pracują informatorzy.

   Szkolenia powinny objąć także przedstawicieli administracji samorządowej odpowiedzialnych za informację i promocję oraz twórców nowych placówek informacji turystycznej. Należy przewidywać organizowanie specjalistycznych szkoleń dla informatorów pracujących np. na przejściach granicznych, w zorganizowanych atrakcjach turystycznych (parki narodowe, skanseny, zamki itp.) organizatorów agroturystyki, turystyki młodzieżowej.

5. Organizowanie krajowego obiegu informacji turystycznej

   POT tworzy własne i wykorzystuje istniejące narzędzia wspólne dla całego systemu informacji turystycznej. Jest to przede wszystkim „INFOTUR”, komputerowa baza danych oraz lokalne bazy danych, a także prasa branżowa.

6. Organizowanie i zapewnienie przepływu informacji turystycznej o Polsce za granicą

   POT przekazuje niezbędne materiały informacyjne o Polsce do prowadzonych przez siebie ośrodków zagranicznych i innych placówek zagranicznych m.in. do ambasad i ich wydziałów ekonomiczno – handlowych, konsulatów, polskich ośrodków kultury a także do touroperatorów organizujących turystykę do Polski. Przepływ informacji realizuje również poprzez targi, ważne imprezy turystyczne, kulturalne i handlowe.

7. Publikacja wydawnictw

   Ważną dziedziną działalności informacyjnej jest publikacja wydawnictw. POT prowadzi własną działalność wydawniczą i wspiera podobną działalność w regionach. Współpracuje z wydawcami przewodników o Polsce.

8. Działalność Biura Kongresów – Polska (Convention Bureau – Poland)

   W strukturze Polskiej Organizacji Turystycznej funkcjonuje Biuro Kongresów. Biuro prowadzi działalność informacyjną i promocyjną mającą na celu opracowanie programów konferencyjno – kongresowych i incentive ogólnopolskich i lokalnych przy pomocy lokalnych biur kongresów.

9. Organizacja study tour dla dziennikarzy zagranicznych i touroperatorów.
10. Inicjowanie i promowanie targów turystycznych.

    POT opracowuje i realizuje roczny program polskich narodowych ekspozycji na najważniejszych targach turystycznych za granicą oraz organizuje współdziałanie wystawców. Koordynuje, udziela patronatu oraz udostępnia znak turystyczny „Polska” na targi krajowe.

11. Organizowanie i promocja konkursów turystycznych ogólnopolskich i regionalnych.
12. Koordynowanie wprowadzania oznakowania turystycznych tras dla zmotoryzowanych.
13. Administrowanie znakiem turystycznym Polska.
14. Współpraca ze środkami masowego przekazu

    Współpraca z prasą, radiem i telewizją, zarówno ogólnopolską jak i lokalną powinna mieć na celu m.in. popularyzację systemu informacji turystycznej, a także ciekawych ofert turystycznych, w tym ofert relatywnie tańszych, m.in. dla młodych turystów. Powinna także służyć promocji markowych produktów turystyki polskiej, w tym zwłaszcza różnorodnych form turystyki miejskiej i kulturowej, aktywnej w tym uzdrowiskowej, wiejskiej, turystyki biznesowej, tranzytowej i przygranicznej.

Wojewódzkie centrum informacji turystycznej

Do zadań wojewódzkich centrów „it” należy w szczególności:

• Gromadzenie, przetwarzanie informacji z terenu województwa
• Dystrybucja informacji i jej udostępnianie na terenie całego kraju
• Opracowywanie programów działalności systemu „it” na terenie województwa
• Tworzenie warunków rozwoju systemu informacji turystycznej na terenie województwa
• Koncentrowanie środków finansowych niezbędnych do prowadzenia sytemu „it” w województwie
• Współpraca z placówkami „it” z terenu działania i prowadzenie wojewódzkiego rejestru centrów i punktów „it”
• Organizacja przepływu informacji na terenie województwa
• Szkolenie informatorów turystycznych
• Selekcja informacji z terenu województwa i przekazywanie do krajowego administratora
• Współpraca z samorządem lokalnym, gospodarczym, stowarzyszeniami i instytucjami w zakresie kreowania lokalnego produktu turystycznego i jego promocji (m.in. udział w targach, festynach, konkursach itp.)
• Współpraca z branżą turystyczną i mediami
• Poradnictwo dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku zbiorowego
• Wydawanie i kolportaż materiałów promocyjnych i informacyjnych
• Prowadzenie innych usług turystycznych

Wojewódzkie centra informacji turystycznej (CIT) mogą być prowadzone przez różne organizacje. Podlegają: urzędom marszałkowskim (zakłady lub jednostki budżetowe), związkom samorządowym, samorządom gospodarczym lub innym instytucjom wskazanym przez marszałka województwa.

Zadaniem CIT jest przede wszystkim profesjonalna obsługa klienta indywidualnego, organizatora turystyki, biura podróży i innych zainteresowanych. Placówki świadczą usługi informacyjne, udzielają porad, sprzedają lub kolportują bezpłatnie literaturę turystyczną, pamiątki, sprzedają legitymacje PTSM, turystyczne polisy ubezpieczeniowe, bilety na imprezy i inne. Współpracują w zakresie wymiany informacji z punktami i centrami informacji turystycznej w kraju, a także w ramach centralnego obiegu informacji z POT.

Wojewódzkie centra wspierają tworzenie lokalnych centrów informacji turystycznej, organizując konsultacje i współpracę z tymi jednostkami. Pomaga to w wypełnianiu luk w systemie informacji turystycznej, a także ułatwia organizowanie dopływu informacji bezpośrednio do klienta. CIT tworzą także stoiska informacyjne z okazji imprez turystycznych i kulturalnych, czynnie włączając się do promocji tych imprez. Podejmują także wiele innych przedsięwzięć wynikających ze specyfiki i potrzeb terenu, na którym pracują.

Powiatowe i Gminne Centrum informacji turystycznej

• Gromadzenie, przetwarzanie informacji z terenu powiatu (gminy)
• Dystrybucja informacji i jej udostępnianie na terenie całego kraju
• Opracowywanie programów działalności systemu „it”
• Prowadzenie ewidencji placówek „it” na terenie działania
• Przekazywanie informacji do administratora regionalnego (wojewódzkie centrum informacji turystycznej lub inna jednostka) wg określonych standardów
• Aktywna współpraca z samorządem lokalnym, gospodarczym, stowarzyszeniami i instytucjami w zakresie kreowania lokalnego produktu turystycznego i jego promocji (m.in. udział w targach, festynach, konkursach itd.)
• Współpraca z branżą turystyczną i mediami
• Poradnictwo dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku
• Wydawanie i kolportaż materiałów promocyjnych i informacyjnych
• Prowadzenie innych usług turystycznych

Centra gminne i powiatowe to placówki lokalne, o zasięgu powiatu, miasta, gminy lub kilku gmin. Liczba takich jednostek „it” w ostatnich latach szybko wzrasta. Powstają one z inicjatywy regionalnych organizacji turystycznych (ROT) lub samorządów terytorialnych bądź gospodarczych. Powinny być one otaczane opieką i współpracować z jednostkami wojewódzkimi w zakresie: wymiany informacji, promocji lub innych wspólnych inicjatyw w regionie. Placówki „it” istnieją przy starostwach powiatowych, urzędach gmin, niekiedy przy samorządowych biurach promocji, konsorcjach i stowarzyszeniach branży turystycznej, biurach zakwaterowania, centrach handlowych, przy regionalnych muzeach, domach kultury, ośrodkach sportu i rekreacji lub przy towarzystwach regionalnych.

Punkty „it”

Punkty informacji turystycznej to placówki, w których udzielanie informacji jest na ogół zadaniem dodatkowym. Osoby udzielające tych informacji pracują w zawodach np. recepcjonisty hotelu, bibliotekarza. Zakres informacji udzielanych w punktach „it” wynika z lokalizacji punktu, jednakże powinien uwzględniać informacje ogólnopolskie.

Multimedialne punkty informacyjne

Multimedialny punkt informacji – to nowoczesny sposób przekazu informacji, posiadający cechy niedostępne dla tradycyjnych mediów. Integracja środków przekazu (dźwięk, wizja, Internet) gwarantuje wysoką skuteczność przeprowadzanych kampanii. Podstawowymi zaletami systemu są:

w przypadku klienta:
• łatwość obsługi – klient ma do dyspozycji tylko ekran monitora i własny palec,
• szybka zmiana funkcji,
• atrakcyjna szata graficzna.

w przypadku administratora systemu
• łatwość konfigurowania danego systemu,
• szybkość zmiany zawartych informacji,
• łatwość obsługi programu,
• możliwość aktualizacji on-line.

Ogólnodostępne terminale zlokalizowane na terenie całego kraju:

• wykorzystują nowoczesne techniki informatyczne,
• zawierają informację o walorach turystycznych, zagospodarowaniu turystycznym i sieci informacji turystycznej,
• promują lokalne przedsięwzięcia gmin i powiatów na szeroką skalę,
• udostępniają informacje w językach obcych,

Multimedialne punkty informacyjne powinny być tworzone na terenie całego kraju, a zwłaszcza w tak atrakcyjnych miejscach jak dworce lotnicze i kolejowe, miejsca kultury narodowej, czy urzędy administracji publicznej.