ZASADY UCZESTNICTWA W POLSKICH STOISKACH NARODOWYCH ORGANIZOWANYCH NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH I PRZEMYSŁU KONGRESOWEGO


POSTANOWIENIA OGÓLNE

I. Niniejsze zasady mają na celu usystematyzowanie wszelkich działań związanych z udziałem wystawców polskiego stoiska narodowego (PSN) w zagranicznych targach i dotyczą w szczególności sposobu zgłaszania się, uczestnictwa oraz zasad współfinansowania.

II. Jednostkami, które organizują PSN według niniejszych zasad są: Polska Organizacja Turystyczna (POT) z siedzibą w Warszawie wraz z Polskimi Ośrodkami Informacji Turystycznej (POIT-y) działającymi w Europie, USA i Japonii, zwanymi w dalszej części dokumentu „organizatorami stoisk”.

III. Współorganizatorami PSN mogą być placówki dyplomatyczne i zagraniczne placówki instytucji rządowych (Ambasady, Wydziały Promocji Handlu i Inwestycji, Instytuty Polskie).

IV. Wystawcami PSN mogą być podmioty z sektora finansów publicznych, podmioty z sektora prywatnego oraz organizacje pozarządowe działające na rzecz rozwoju turystyki przyjazdowej, a w szczególności:

1. Regionalne Organizacje Turystyczne (ROT) - część A niniejszych zasad
2. Lokalne Organizacje Turystyczne (LOT) oraz jednostki samorządu terytorialnego - część B niniejszych zasad
3. Branża turystyczna w postaci biur podróży, obiektów noclegowych, uzdrowisk, przewoźników, zarządzanych atrakcji turystycznych, samorządu gospodarczego, stowarzyszeń i organizacji branżowych, pól golfowych, wydawnictw i portali turystycznych oraz innych jednostek związanych z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej - część C niniejszych zasad
4. Branża przemysłu kongresowego w postaci miejskich biur kongresów, centrów wystawienniczych, obiektów hotelowo-konferencyjnych, rekomendowanych przez POT profesjonalnych organizatorów kongresów (regulamin znajduje się na stronie:
http://www.pot.gov.pl/dokumenty/convention-bureau/Regulamin_PCOs_2007.doc/),
przewoźników oraz innych jednostek zajmujących się obsługą turystyki biznesowej - część D niniejszych zasad



Część A: REGIONALNE ORGANIZACJE TURYSTYCZNE ( ROT).

1. Zasady wynajmu powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową.
1.1. ROT jest głównym partnerem POT w promocji Polski i jest podstawową jednostką do ubiegania się o udział w prezentacji swojego regionu w ramach polskiego stoiska narodowego.
1.2. Powierzchnia PSN wraz z zabudową na poszczególnych targach sprzedawana jest ROT w następujących modułach:
1.2.1. Imprezy targowe:
a) PSN o powierzchni 30-99m2 – moduł 8m2;
b) PSN o powierzchni 100m2 – 500m2– moduł 10m2;
c) PSN o powierzchni powyżej 500m2 – moduł 10m2 i jego wielokrotność
d) PSN o powierzchni poniżej 30m2 – proporcjonalnie, w zależności od ilości podmiotów.
1.2.2. Przez zabudowę modułu rozumie się:
a) moduł 8m2
- 1 lada, 1 stołek barowy, stolik, 3 krzesła, dodatkowe miejsce na foldery (jeśli jest takie przewidziane w projekcie), grafika, ekspozycja logo;
b) moduł 10m2
- 1 duża lada, 2 stołki barowe, stolik, 4 krzesła, dodatkowe miejsce na foldery (jeśli jest takie przewidziane w projekcie), duża grafika, ekspozycja logo.
1.3 W przypadku PSN poniżej 30m2 informacja o wyposażeniu stoiska zostanie określona w ofercie udziału w danej imprezie targowej. Ostateczne wyposażenie stoiska wystawcy będzie ustalane w drodze konsultacji.
1.4 Branża turystyczna ma prawo do udziału w stoisku regionalnym poprzez prezentację własnych materiałów i katalogów, ale bez możliwości posiadania indywidualnej wizualizacji w postaci logo, znaku i nazwy na elementach PSN.
1.5 Niezależnie od metrażu PSN, ROT przysługuje możliwość korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, kuchnia, szatnia, ciągi komunikacyjne).
1.6 Ustala się maksymalną liczbę osób obsługujących stoisko ROT na poziomie 3, a w przypadku PSN o powierzchni powyżej 500m2 na poziomie 3 na jeden moduł, których koszt udziału na PSN (korzystanie ze wszystkich funkcji PSN takich jak: zaplecze kuchenne oraz napoje i przekąski, szatnia, magazyn, powierzchnia wspólna oraz podłączenia mediów) jest wliczony w cenę modułu. W przypadku gdy ROT zgłosi chęć obsługi swojego stoiska przez większą liczbę osób na odpowiednim formularzu,    POT obciąży ROT opłatą zryczałtowaną za każdą dodatkową osobę w kwocie 500 zł brutto, na którą składa się odpowiednio koszt cateringu i wykorzystanie powierzchni wspólnej PSN.

2. Warunki współfinansowania udziału ROT:
2.1 POT finansuje 50% udziału w PSN.

CZĘŚĆ B: Lokalne Organizacje Turystyczne ( LOT ) oraz jednostki samorządu terytorialnego.

1. Zasady wynajmu powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową.
1.1. LOT, urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast i gmin oraz ich związki występują obligatoryjnie o udział w imprezie targowej do ROT.
1.2. Jedynie w przypadku kiedy ROT nie bierze udziału w danej imprezie targowej, podmioty wymienione w pkt. 1.1 mogą zgłaszać się bezpośrednio do organizatora stoiska.
1.3. Powierzchnia PSN na poszczególnych imprezach targowych, podmiotom wymienionym w punkcie 1.1. niniejszej części, sprzedawana jest w modułach:
a) PSN o powierzchni 30m2 i powyżej – moduł 4m2 i jego wielokrotność;
b) PSN o powierzchni poniżej 30m2 – proporcjonalnie, w zależności od ilości podmiotów.
1.4. Przez zabudowę modułu rozumie się:
a) moduł 4m2
-1 lada, stołek barowy, dodatkowe miejsce na foldery (jeśli jest takie przewidziane w projekcie), grafika, ekspozycja logo.
1.5. W przypadku PSN o powierzchni poniżej 30m2 informacja o wyposażeniu stoiska zostanie określona w ofercie udziału w danej imprezie targowej. Ostateczne wyposażenie stoiska wystawcy będzie ustalane w drodze konsultacji.
1.6. Niezależnie od metrażu stoiska narodowego LOT oraz jednostkom wymienionym w pkt. 1.1 przysługuje możliwość korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, kuchnia, szatnia, stoliki, krzesła).
1.7. Ustala się maksymalną liczbę osób obsługujących stoisko LOT na poziomie 2, których koszt udziału na PSN (korzystanie ze wszystkich funkcji PSN takich jak: zaplecze kuchenne oraz napoje i przekąski, szatnia, magazyn, powierzchnia wspólna oraz podłączenia mediów) jest wliczony w cenę modułu. W przypadku gdy LOT lub jednostka wymieniona w pkt. 1.1. zgłosi chęć obsługi swojego stoiska przez większą liczbę osób na odpowiednim formularzu, POT obciąży LOT lub jednostkę wymienioną w pkt.1.1.opłatą zryczałtowaną za każdą dodatkową osobę w kwocie 500 zł brutto, na którą składa się odpowiednio koszt cateringu i wykorzystanie powierzchni wspólnej PSN.
2. Warunki współfinansowania udziału LOT oraz jednostek samorządu terytorialnego :
2.1. POT finansuje 25% udziału w PSN.



CZĘŚĆ C: Branża turystyczna.

1. Zasady wynajmu powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową.
1.1. Biura podróży, obiekty noclegowe, uzdrowiska, przewoźnicy, zarządzane atrakcje turystyczne, samorząd gospodarczy, stowarzyszenia i organizacje branżowe, pola golfowe, wydawnictwa i portale turystyczne oraz inne jednostki związane z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej o przydział powierzchni wystawienniczej występują bezpośrednio do organizatora stoiska.
1.2. Powierzchnia PSN, podmiotom wymienionym w punkcie 1.1. niniejszej części, sprzedawana jest w modułach:
a) PSN o powierzchni 30m2 i powyżej – moduł 4m2 i jego wielokrotność;
b) PSN o powierzchni poniżej 30m2 – proporcjonalnie, w zależności od ilości podmiotów.
1.3. Moduł jest niepodzielny i stanowi jedną całość służąc prezentacji zgłoszonego podmiotu.
1.4. Przez zabudowę modułu rozumie się:
a) moduł 4m2
-1 lada, stołek barowy, dodatkowe miejsce na foldery (jeśli jest takie przewidziane w projekcie), grafika, ekspozycja logo.
1.5. W przypadku PSN o powierzchni poniżej 30m2 informacja o wyposażeniu stoiska zostanie określona w ofercie udziału w danej imprezie targowej. Ostateczne wyposażenie stoiska wystawcy będzie ustalane w drodze konsultacji.
1.6. Niezależnie od metrażu PSN podmiotom wymienionym w punkcie 1.1. niniejszej części przysługuje możliwość korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, kuchnia, krzesła i szatni). Każdy z wystawców będzie miał zapewniony stolik do rozmów.
1.7. Ustala się maksymalną liczbę osób obsługujących stoisko podmiotów wymienionych w pkt. 1.1. na poziomie 2, których koszt udziału na PSN (korzystanie ze wszystkich funkcji PSN takich jak: zaplecze kuchenne oraz napoje i przekąski, szatnia, magazyn, powierzchnia wspólna oraz podłączenia mediów) jest wliczony w cenę modułu. W przypadku gdy podmiot wymieniony w pkt. 1.1 zgłosi chęć obsługi swojego stoiska przez większą liczbę osób na odpowiednim formularzu, POT obciąży podmiot wymieniony w pkt. 1.1. opłatą zryczałtowaną za każdą dodatkową osobę w kwocie 500 zł brutto, na którą składa się odpowiednio koszt cateringu i wykorzystanie powierzchni wspólnej PSN.
2. Warunki współfinansowania udziału branży turystycznej.
2.1. POT finansuje udział podmiotów wymienionych w pkt. 1.1 w PSN w wysokości 15%, 20% i 30% w zależności od imprezy targowej.
2.1. W tym celu tworzy się listę imprez targowych z wyszczególnioną wysokością finansowania (szczegółowy wykaz zawiera załącznik nr 1 do niniejszych zasad).
2.2. Załącznik nr 1 będzie modyfikowany każdego roku, stosownie do planów promocyjnych organizatora stoiska.

Część D: Branża przemysłu kongresowego.

1. Zasady wynajmu powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową.
1.1. Miejskie biura kongresów, centra wystawiennicze, obiekty hotelowo-konferencyjne, rekomendowane przez Polską Organizację Turystyczną profesjonalni organizatorzy kongresów, przewoźnicy oraz inne jednostki zajmujące się obsługą turystyki biznesowej wnioskują o udział w imprezie bezpośrednio do organizatora stoiska.
1.2 Na targach przemysłu kongresowego wszystkie stoiska mają charakter
Handlowo - promocyjny.
1.3. Powierzchnia PSN, podmiotom wymienionym w punkcie 1.1. niniejszej części, sprzedawana jest w modułach:
a) PSN o powierzchni 30m2 i powyżej – moduł 4m2 i jego
wielokrotność;
b) PSN o powierzchni poniżej 30m2 –
proporcjonalnie, w zależności od ilości podmiotów.
1.4 Moduł jest niepodzielny i stanowi jedną całość służąc prezentacji zgłoszonego podmiotu/miasta. Przez zabudowę modułu rozumie się:
a) moduł 4m2 - 1 lada, 1 stołek barowy, stolik, 3 krzesła, dodatkowe miejsce na foldery, ekspozycja logo, grafika zdjęciowa (jeśli jest to przewidziane w projekcie).
1.5 W przypadku PSN poniżej 30m2 informacja o wyposażeniu stoiska zostanie określona w ofercie udziału w danej imprezie targowej.
1.6. Niezależnie od metrażu stoiska narodowego podmiotom wymienionym w punkcie 1.1. niniejszej części przysługuje możliwość korzystania z powierzchni wspólnej (magazyn, zaplecze , kuchnia i szatnia.).
1.7. W przypadku dużej ilości zgłoszeń na daną imprezę targową organizator stoiska zastrzega sobie prawo limitowania powierzchni wystawienniczej dla poszczególnych zainteresowanych.

2. Warunki współfinansowania udziału branży przemysłu kongresowego.
2.1 POT finansuje 10% udziału w PSN.

V. Zasady zgłaszania i udziału w PSN.

1. Informacje o organizowanych PSN zawierające charakterystykę targów i zgłoszenie udziału-umowa znajdują się na stronie internetowej POT www.pot.gov.pl /działalność/targi i wystawy/. POT będzie okresowo informował na swojej stronie internetowej, a także za pośrednictwem wysyłki mailowej, o stanie działań podejmowanych w zakresie organizacji PSN.
2. Zgłoszenie udziału-umowa jest podpisywane w dwóch egzemplarzach. Na podstawie otrzymanego i podpisanego zgłoszenia udziału-umowy, POT ma prawo obciążyć wystawcę kosztami udziału wg zasad określonych zasadach uczestnictwa.
3. Termin podany w zgłoszeniu udziału-umowy oznacza datę do kiedy zgłoszenie musi wpłynąć do organizatora.
4. ROT zobligowane są do zgłoszenia wszystkich uczestników stoiska regionalnego, we wskazanym przez organizatora stoiska terminie. Wszelkie zgłoszenia przekazane po terminie zostaną rozpatrzone indywidualnie przez organizatora w zależności od wolnej powierzchni wystawienniczej.
5. Organizator stoiska zastrzega sobie prawo do korekty wielkości powierzchni poszczególnych modułów, jeśli układ całego stoiska lub liczba wystawców będzie tego wymagała po wcześniejszych konsultacjach z wystawcami.
6. Podziału powierzchni PSN dokonuje organizator stoiska, kierując się przede wszystkim warunkami techniczno – projektowymi PSN, logicznym rozlokowaniem stoisk (wg regionów lub produktowo) oraz wielkością zamawianych modułów:
a) PSN o powierzchni 100m2-500m2: podział dokonany przez organizatora stoiska dyskutowany będzie na spotkaniu organizacyjnym. Akceptacja zaproponowanego podziału przez więcej niż 50% wystawców obecnych na spotkaniu organizacyjnym oznacza jego przyjęcie. W przypadku braku akceptacji zaproponowanego podziału przez więcej niż 50% wystawców obecnych na spotkaniu organizacyjnym, organizator stoiska zapewnia losowanie stoisk wg wielkości. Przed rozpoczęciem spotkania organizacyjnego organizator stoiska prześle wszystkim uczestnikom spotkania projekt podziału PSN.
b) PSN o powierzchni powyżej 500m2: podział prezentowany jest na spotkaniu organizacyjnym. Przed rozpoczęciem spotkania organizacyjnego organizator stoiska prześle wszystkim uczestnikom spotkania projekt podziału PSN. Wszelkie zmiany w zaproponowanym podziale będą rozpatrywane przez organizatora stoiska w trybie indywidualnym i realizowane w miarę możliwości.

c) PSN o powierzchni 30m2-99m2: o spotkaniu organizacyjnym i ewentualnym losowaniu stoisk wg wielkości decyduje organizator stoiska, w zależności od ilości zgłoszeń.
d) Na targach przemysłu kongresowego przydział miejsca danego wystawcy w PSN odbywa się w oparciu o losowanie na spotkaniu organizacyjnym z wystawcami zwołanym przez organizatora stoiska.
e) PSN o powierzchni poniżej 30m2: podziału stoiska dokonuje organizator, o czym informuje wystawców.
7. Projektant stoiska wykona projekt podstawowy z podziałem na poszczególnych wystawców, a także projekt indywidualny stoiska wystawcy przedstawiający lokalizację jego stoiska, metraż, rozstawienie sprzętu i innych elementów, wizualizację grafiki i napisów w przypadku stoisk powyżej 30m2 oraz stoisk na targach przemysłu kongresowego.
8. Projekt indywidualny musi uzyskać pisemną akceptację wystawcy we wskazanym przez organizatora stoiska terminie.
9. Po uzyskaniu akceptacji wystawcy wszelkie zmiany w projekcie indywidualnym możliwe będą jedynie po uzyskaniu zgody organizatora stoiska.
10. Zabudowa PSN jest realizowana przez organizatora stoiska według przyjętego przez niego projektu.
11. Wykonywanie zabudowy własnej, a także umieszczanie na stoiskach elementów wystroju nie przewidzianych w koncepcji plastycznej polskiego stoiska narodowego, /np. napisy, plakaty, kalendarze, zdjęcia, banery, itd./ nie jest możliwe.
12. Zamówienia na powierzchnię wystawienniczą wraz z zabudową przyjmowane są tylko od wystawców nie zalegających z opłatami za udział we wcześniejszych targach.
13. Płatności za udział w imprezie precyzuje dokument zgłoszenie udziału - umowa.


VI. Zasady funkcjonowania stoisk

1. Organizator PSN zapewnia, że stoiska poszczególnych wystawców zostaną wykonane zgodnie z wcześniej zaakceptowanym projektem
2. Stoiska wystawców są odbierane na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego w przeddzień otwarcia imprezy targowej. W tym dniu przyjmowane są uwagi dotyczące nieprawidłowości wystroju stoiska z wcześniej zaakceptowanym projektem.
3. Odbiór stoiska może nastąpić w dniu otwarcia targów, lecz nie później niż w czasie otwarcia imprezy, jednak w takim przypadku uwagi dotyczące wystroju nie będą uwzględnione jako niezgodność z projektem z uwzględnieniem postanowień pkt. 1.
4. Wszyscy wystawcy są zobowiązani do obsługi własnego stoiska przez cały okres trwania targów, a także zapewnienia profesjonalnej, merytorycznej i rzeczowej obsługi. Pozostawienie stoiska bez obsługi przez Wystawcę może spowodować cofnięcie dofinansowania POT w danej imprezie targowej.
5. Obsługa stoiska winna władać biegle językiem kraju obowiązującym lub powszechnie znanym w danym kraju, w którym odbywa się dana impreza targowa oraz minimum językiem angielskim.
6. Obsługa stoiska winna cechować się także głęboką wiedzą merytoryczną, wysoką kulturą osobistą i schludnym ubraniem.
7. Na stoiskach mogą być rozpowszechniane aktualne materiały promocyjne dobrane do charakteru imprezy targowej i rynku, na którym odbywa się ta impreza.
8. Wystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych prezentowanych na własnych stoiskach.
9. Podmiotowi nie posiadającemu własnego stoiska (dotyczy także stoisk regionalnych) nie przysługuje prawo odbywania rozmów handlowych, a także prezentowania własnej oferty na stoisku.
10. W przypadku stoisk regionalnych za ich uczestników i prezentowane materiały promocyjne odpowiada ROT.
11. Na ladach informacyjnych polskich stoisk narodowych prezentowane i dystrybuowane są materiały POT oraz materiały regionalne współfinansowane przez POT. Inne materiały oraz specjalne wydania targowe magazynów i gazet turystyczno-gospodarczych mogą być eksponowane na głównej ladzie informacyjnej polskiego stoiska narodowego, na podstawie indywidualnej decyzji organizatora stoiska. Treść i szata graficzna tych wydawnictw musi uzyskać wcześniej akceptację organizatora stoiska.
12. Niedopuszczalne jest prowadzenie wszelkich akcji promocyjnych i agitacji potencjalnych kontrahentów w miejscach innych niż własne stoiska lub miejsca do tego wyznaczone.
13. Dodatkowe animacje kulturalno-rozrywkowe takie jak: występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy, itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z organizatorami stoiska.
14. Przyjmuje się, że PSN na międzynarodowych targach turystycznych i przemysłu kongresowego są objęte zakazem palenia tytoniu jako tymczasowe miejsce pracy.
15. Organizator stoiska nie ponosi odpowiedzialności za wartościowe przedmioty pozostawione bez opieki na terenie PSN podczas godzin otwarcia targów i poza godzinami.
16. W stoiskach narodowych na wybranych targach przemysłu kongresowego prezentacje ogólne o polskiej turystyce biznesowej dla grup Hosted Buyers są prowadzone przez przedstawiciela POT.
17. Warunki dostępu do podłączenia internetu, wody, ekranu plazmowego dla wystawców PSN są ustalane na podstawie odrębnych ustaleń z organizatorem stoiska.
18. W przypadku gdy dana impreza targowa zostanie objęta systemem dofinansowania ze środków Unii Europejskiej lub innym systemem wsparcia finansowego zasady współfinansowania uczestnictwa podlegają odrębnym zasadom ustalonym dla konkretnej imprezy.
19. Po zakończeniu danej imprezy targowej wystawcy PSN poproszeni zostaną przez organizatora stoiska o wypełnienie ankiety informacyjnej podsumowującej udział w targach. Wyniki ankiet zostaną udostępnione wszystkim wystawcom.
20. Tracą moc zasady udziału w PSN z dnia 21.06.2005 r.

Opracowanie: Polska Organizacja Turystyczna, Departament Promocji
Przyjęto przez Kierownictwo Polskiej Organizacji Turystycznej:
w dniu 12.11.2007 r.

Załącznik nr.1